Bid Managers, responsables avant-vente, commerciaux ou encore direction des offres emploient lorsqu’il s’agit d’appels d’offres, de marchés publics et RFP, un jargon souvent difficile à appréhender pour un débutant ou non-initié.

Afin de démystifier ce langage plutôt technique qui regorge d’anglicismes et d’acronymes, nous proposons un glossaire des termes les plus utilisés en matière de proposal management, incluant des définitions et explications qui vous permettront de mieux comprendre vos bid managers et experts en réponse à appel d’offres et RFP.

AO : on débute par un classique. AO est l’acronyme d’appel d’offres, qui est indistinctement utilisé pour parler d’achat public ou privé.

Bid / No Bid : ce terme, souvent associé au Go / No Go (voir plus bas) concerne la comitologie associée aux réponses à appels d’offres. Il désigne l’étape ou le jalon au cours duquel il va être décidé de préparer une offre en réponse à un RFP ou avis de marché. Cette étape se situe généralement après le « Go / No Go » (voir plus bas).

Bid to Win Ratio : il s’agit d’un des KPI les plus courants en matière de proposal management. Également appelé « win rate » ou « taux de conversion des offres », cet indicateur sert à renseigner sur le taux de transformation des offres commerciales. Cet indicateur se calcule souvent via la formule : nombre d’appels d’offres gagnés / nombre total de réponses à appel d’offres soumises.

CCAG : cet acronyme désigne un « Cahier des Clauses Administratives Générales ». A ce jour, il existe 6 différents CCAG pour la commande publique :

  • le CCAG TIC (Techniques de l’information et de la communication) ;
  • le CCAG FCS (Fournitures courantes et services)
  • le CCAG MI (Marchés Industriels)
  • le CCAG PI (Prestations intellectuelles)
  • le CCAG Travaux
  • le CCAG Maîtrise d’œuvre

CCAP : nous parlons ici du « Cahier des Clauses Administratives Particulières ». Complément du CCAG, le CCAP a pour objet de lister l’ensemble des stipulations et clauses de nature juridique ou financière qui concernent l’exécution du marché. Des dérogations au CCAG peuvent également figurer dans un CCAP.

CCTP : cet acronyme signifie « Cahier des Clauses Techniques Particulières ». Il s’agit du pendant technique du CCAP. Dans un CCTP, un acheteur va exprimer son besoin d’un point de vue technique et opérationnel avec des spécifications, critères techniques et autres sujets opérationnels qui doivent être analysés par le soumissionnaire.

Compliance Matrix : en français il s’agit d’une matrice de conformité. Ce document, souvent présenté sous forme de tableau, permet de confirmer l’adéquation (et d’identifier les éventuels écarts) entre le besoin exprimé par l’acheteur et le contenu de l’offre commerciale en réponse à ce besoin.

CRT : désigne un "Cadre de Réponse Technique" qui est un canevas ou modèle de réponse à appel d’offres qui est parfois imposé par un acheteur public et détermine le contenu ou modèle d'offre sur lequel doit se baser le soumissionnaire pour répondre.

DCE : il s’agit encore d’un acronyme ! Celui-ci désigne le « Dossier de Consultation des Entreprises ». Ce dossier comprend souvent de nombreux documents, parmi lesquels lorsqu’il s’agit de marchés publics :

  • RC ou Règlement de Consultation
  • CCAG ou Cahier des Clauses Administratives Générales
  • CCAP ou Cahier des Clauses Administratives Particulières
  • CCTP ou Cahier des Clauses Techniques Particulières
  • DC1 qui est un modèle de lettre de candidature
  • DC2 qui est un document de déclaration de candidat
  • DC4 qui permet de déclarer la sous-traitance
  • Etc.

DLRO : cet acronyme bien connu des bid managers et responsables d’offres désigne la « Date Limite de Remise des Offres », autrement dit la deadline à laquelle une offre doit être soumise.

GME : désigne un « Groupement Momentané d’Entreprise », à savoir un groupement généralement sans personnalité juridique permettant à plusieurs entreprises de candidater ensemble à un appel d'offres. Ce GME, représenté par un mandataire, n'est soumis à aucune règle particulière (même si un pouvoir adjudicateur peut imposer une solidarité entre ses membres). La liberté contractuelle permet à aux membres du GME d'organiser simplement et librement les modalités de fonctionnement (administration, financement, rôle des parties, etc.)

Go-No/Go : désigne l’étape ou le jalon au cours duquel une entreprise va déterminer si elle consacre du temps ou non pour étudier une opportunité (qu’il s’agisse d’un RFP, AO, marché public, etc.). Pour aller plus loin et découvrir comment mettre en place un Go/No-Go, consultez notre article sur le sujet.

Place : il s’agit de la plateforme des achats de l’Etat. Cette plateforme donne accès aux procédures de marchés publics et permet ainsi de consulter les consultation, avis d‘attribution, et même de télécharger les DCE.

PMS : c’est l’acronyme du « Proposal Management Software » également appelé en français : logiciel de gestion des appels d’offres ou plateforme de réponse à appel d’offres. Par exemple, Propizi est un proposal management software ou PMS. Le PMS fait partie des outils indispensables du bid manager pour rédiger, gérer et piloter ses réponses commerciales et appels d'offres.

Pouvoir Adjudicateur : la définition du terme « pouvoir adjudicateur » ou « entité adjudicatrice » est plutôt simple. Sous ces termes se cache une entité soumise au code de la commande publique qui émet un appel d’offres.

RAO : est un acronyme qui désigne une “Réponse à Appel d’Offres ». La RAO peut être liée à un marché public ou à un marché privé de type RFP.

RC : désigne le règlement de consultation. Dans un marché public (ainsi que dans certains RFP), ce document contient les règles du jeu telles que : les conditions à remplir pour soumissionner ; la date limite de remise des offres, etc.

Red Team : qu’est-ce qu’une « Red Team » ? Il s’agit d’une équipe ou d’un groupe de travail chargé, généralement en fin de rédaction d’une offre commerciale, de relire et analyser la réponse commerciale en se plaçant d’un point de vue de l’acheteur ou du pouvoir adjudicateur. Une Red Team permet bien souvent à une organisation de prendre du recul par rapport

RFI, RFP et RFQ : pour connaître la définition de ces acronymes et la différence entre ces trois notions, consultez notre article sur le sujet.

Soumissionnaire : ce terme, principalement utilisé dans la commande publique, désigne tout simplement l’entité qui soumet une offre en réponse à un appel d’offres.

TED : il s’agit de la version européenne de Place, à savoir une plateforme de marchés publics qui recense les opportunités, avis de marché, avis d’attribution, et autres documents qui concernent les appels d’marchés publics de l’Union Européenne, de l’Espace Economique Européen (et parfois même de pays tiers). Via cet outil accessible ici, vous pouvez mettre en place des systèmes d’alertes pour améliorer votre veille de marchés publics.

S'il manque selon vous des définitions, termes et acronymes fréquemment utilisés en matière de proposal management, réponse à appel d'offres ou RFP, n'hésitez pas à le signaler à l'Equipe de Propizi en nous envoyant un message !