Appel d’offres : définition, formes et déroulement

La définition de l’appel d’offres

Par définition, l’appel d’offres est “une procédure par laquelle un acheteur demande à plusieurs candidats de faire une proposition commerciale en réponse à un besoin”. Lorsqu'il s'agit de marché public, les acheteurs et les candidats sont également et respectivement appelés “pouvoirs adjudicateurs” et “soumissionnaires”. La proposition d’un candidat verra sa chance de gagner le marché augmenter si elle prend en compte les critères de sélection de l’acheteur. Si certains critères sont généralement communs à tous les appels d’offres (prix, organisation, délais, qualité). D'autres éléments peuvent figurer parmi les critères de choix d'un acheteur (tels que des critères RSE). 🌱

Conseil : travaillez la pertinence de votre offre en accordant une attention particulière aux critères prépondérants de sélection de l’acheteur !

Les différents types d’appel d’offres

Différences entre appel d'offres public et appel d'offres privé

Un appel d’offres peut être soit public soit privé. Dans le premier cas et comme son nom l'indique, il est lancé par un acteur public et est encadré (lorsqu'il rentre dans son champ d'application) par le code des marchés publics. Dans le second cas, l'appel d'offres est lancé par un acheteur privé. Ce dernier est libre d’organiser sa consultation comme il le souhaite, sous réserve de règles et procédures internes (qui s'apparentent parfois aux dispositions publiques !) 

En ce qui concerne l'étape de sélection des candidats, l’appel d’offres peut prendre différentes formes tels qu'un appel d'offres ouvert ou appel d’offres restreint. Pour les organisations intéressées pour répondre à un marché, cela change les règles du jeu ! 🙌

L’appel d’offres ouvert et l’appel d’offres restreint

En effet, il faut différencier ces deux déclinaisons de la procédure, principalement appliquées en matière de commande publique. Alors qu’elles permettent à l’acheteur de poursuivre le même objectif (trouver l’offre la plus économiquement avantageuse pour exécuter son marché), leurs différences sont fondamentales en ce qui concerne l’étape de sélection des candidats :

L’appel d’offres ouvert 1️⃣

Dans le cas de l’appel d’offres ouvert, l’acheteur n’impose aucune condition de restriction pour la sélection des offreurs. Chacun est libre de se présenter et toutes les candidatures seront examinées (sous réserve de remplir les conditions du règlement de consultation).

Conseil : Pour peu que vous remplissiez les conditions minimales pour participer, tout le monde peut déposer une offre. Alors tentez votre chance pour décrocher de nouveaux marchés !

L’appel d’offres restreint 2️⃣

Si un acheteur choisit une procédure d’appel d’offres restreinte, il va lui-même pouvoir présélectionner les candidats qui pourront recevoir un cahier des charges et proposer une offre. Un travail d'avant vente et de connaissance de votre acheteur s'avèrera alors nécessaire pour figurer dans la liste des candidats invités à déposer une offre.

Comment se déroule un appel d’offres ?

Comme mentionné auparavant, l’appel d’offres concerne à la fois les marchés publics et les marchés privés. Dans les deux cas, on retrouve certaines phases qui jalonnent le processus de sélection des candidats. Ces étapes, susceptibles de varier selon le type d’appel d’offres (voir ci-dessus), sont les suivantes :

• Expression et publication du besoin par l’acheteur, dans le cas de marchés privés cela peut se faire via une plateforme privée de sourcing (e-procurement) ou directement en contactant certains candidats. Dans le cadre de marchés publics, des règles plus strictes peuvent s’appliquer. De manière générale, un dossier de consultation (ou DCE) qui explicite le besoin de l’acheteur, est publié. Pour en savoir plus, il est possible de se référer à notre article sur le sujet.
  
  

• Réception puis analyse des candidatures et des offres : l’acheteur s’intéresse à chaque propositions et les juge selon différents critères (cf. la définition de l'appel d'offres)
  
  

• Choix et notification du candidat : suite à cela, l’acheteur attribue le marché au candidat de son choix. Les deux parties signent un contrat (ou Acte d'Engagement) qui donne le coup d'envoi du marché.
  
  

En tant que candidat, les étapes de préparation et de rédaction des propositions nécessitent premièrement un travail en amont de veille pour identifier les bonnes opportunités. En plus de cela, il est nécessaire de bien connaître le client ainsi que son besoin. Enfin, afin de bien répondre à un appel d’offres, constituer une équipe de réponse permet de rédiger efficacement sa proposition et d’envoyer un dossier à la fois complet, pertinent et dans les temps. 🤲

Bon à savoir : depuis le 1er Octobre 2018, il n’est plus possible de répondre à un appel d’offres public en utilisant des supports papier. Toutes ces étapes doivent être dématérialisées !

Conclusion

En résumé, l’appel d’offres est une procédure utilisée par un acheteur pour encadrer le processus de sélection d’une offre qui répondra le mieux à son besoin. Peu importe que l’on parle d’un marché public ou d’un marché privé, la procédure d’appel d’offres suit généralement un déroulement bien précis.

Pour remporter des appels d’offres, il n’y a pas de secret, plutôt des bonnes pratiques à adopter. Qu’il s’agisse d’identifier les bonnes opportunités, d’utiliser les outils adéquats, ou d’optimiser son organisation, gagner des marchés nécessite d’être malin dans la gestion et la préparation de ses propositions. Chez Propizi, notre ambition est de décomplexifier ces processus en les rendant faciles à aborder. De la recherche d’opportunité à la rédaction des propositions, notre logiciel automatise et fluidifie de A à Z le parcours de réponse à appel d’offres.

Vous souhaitez en savoir plus? Consultez en complément nos autres articles dédiés à la thématique de l’appel d’offres. Par exemple, vous pouvez vous familiarisez avec d’autres termes, acronymes et spécificités des marchés publics et privés comme le RFQ, le RFI ou encore le RFP.