L’activité de réponse aux marchés publics ou privés (également appelée proposal management) est une discipline importée d’outre-Atlantique, qui s’est peu à peu répandue au sein des grands groupes européens, et que l’on retrouve de plus en plus au sein de PME et ETI de l’hexagone.

Cette discipline nouvelle, initialement dévolue aux directions commerciales, a donné naissance à des cellules de réponse à appel d’offres, départements avant-vente et autres directions des offres en charge de la gestion de l’ensemble du processus de réponse à appels d’offres, de la veille et qualification de marchés publics et privés, jusqu’à la rédaction, gestion et validation des propositions commerciales.

Aussi, à l’instar e des directions commerciales qui se sont peu à peu équipées d’outils de gestion de la relation client (les fameux CRM), de marketing automation ou encore de prospection, l’activité de rédaction et gestion des réponses à appels d’offres se structure peu à peu, tant au niveau des processus et méthodes qu’au niveau des outils et logiciels de réponse à appels d’offres.

1. Pour réaliser et structurer son activité de veille : une plateforme de veille

A partir de certains seuils, les marchés publics doivent faire l’objet d’une publication et/ou mise en concurrence, tant à l’échelle française que communautaire.

Il est par conséquent possible d’identifier de nombreuses opportunités de marchés publics, RFP et appels à projets depuis internet, en utilisant une ou plusieurs plateforme(s) de veille permettant de détecter et qualifier des marchés publics ou même privés.

Ces plateformes de veille d’appels d’offres permettent au bid manager de gagner beaucoup de temps dans l'identification et filtrage des opportunités. Ces outils peuvent, selon les éditeurs, être gratuits ou payants, intégrer des fonctionnalités plus ou moins avancées (filtres textuels, identification des décisionnaires, centralisation des DCE, etc.) qui peuvent permettre aux fonctions avant-vente d’une entreprise, de structurer cette phase amont du proposal management.

2. Pour accélérer la compréhension du besoin  : une solution de traduction

DeepL ou Google Traduction ? Linguee ou Reverso ? Il existe bon nombre de solutions de traduction disponibles en ligne, certaines avec un accès limité mais gratuit. Ce type de solution est indispensable pour tout bid manager ou responsable d’offres qui souhaite répondre à des appels d’offres internationaux.

En effet, si au sein de l’Union Européenne les avis de marchés publiés sur TED sont souvent disponibles en langue anglaise, les dossiers de consultation sont en revanche quasi exclusivement accessibles uniquement dans la langue d’origine du pouvoir adjudicateur. Parmi ces solutions de traduction, la plateforme TED intègre un outil qui permet de traduire les dossiers et éléments de consultation dans les 24 langues de l’Union Européenne.

En somme, si une solution de traduction ne vous permettra pas de traduire avec précision un cahier des charges techniques, ni même de rédiger une proposition commerciale complexe avec exactitude, ces logiciels généralistes et bon marché constituent néanmoins un outil indispensable pour faire un premier travail de compréhension du besoin, qualification d’une opportunité et même rédaction d’un premier modèle d’offre commerciale.

3. Pour rédiger et piloter les offres : un logiciel de réponse à appels d’offres

Enfin, l’outil principal dont doit se doter toute entreprise qui souhaite organiser, industrialiser et professionnaliser son activité de proposal management est un logiciel de réponse à appel d’offres.

Alors pourquoi opter pour une plateforme de réponse à appels d’offres ? Si nous avons abordé dans le sujet en détail dans cet article, nous pouvons ici résumer en quelques lignes les intérêts d’une telle solution pour un bid manager, un responsable avant-vente ou plus généralement une direction des offres.

Ce type de logiciel permet en effet :

  • De rédiger des offres techniques et commerciales plus rapidement ;
  • De créer des templates, modèles d’offres et exemples de propositions commerciales pour uniformiser le message ;
  • De diminuer le nombre d’erreurs et non-conformités des offres commerciales ;
  • De fluidifier les processus internes, depuis la phase de Go/No-Go jusqu’au circuit de validation et d’approbation des offres ;
  • De collecter la connaissance et expertise créées dans le cadre d’une offre commerciale et de les organiser en bases de données dynamiques ;
  • Et bien plus encore.

Bref, un logiciel de proposal management tel que Propizi permet non seulement de répondre à un RFP, un appel d’offres ou appel à projets, mais également de structurer une démarche de réponse à appel d’offres au sein de l’entreprise en mobilisant davantage d’acteurs (direction commerciale, business developpers, bureau d’étude, services support, direction, etc.) autour des enjeux et intérêts des RFP et réponses commerciales pour l’entreprise.