Les KPI de Proposal Management pour mesurer vos performances

➡️ Le Proposal Management, ou gestion des offres commerciales, est un processus essentiel pour les entreprises qui souhaitent répondre à des appels d'offres, des marchés publics ou des RFP. Cependant, cette tâche peut s'avérer complexe et chronophage si elle n'est pas bien maîtrisée. C'est là que les KPI (Key Performance Indicators) entrent en jeu ! 🙌 Les indicateurs clés de performance vous permettent de suivre, mesurer et optimiser votre performance dans la gestion des offres commerciales. Vous pourrez ainsi évaluer la satisfaction de vos clients, analyser votre taux de conversion, surveiller la qualité de vos offres commerciales et bien plus encore ! 


Dans cet article, nous examinerons en détail les principaux KPI de Proposal Management à surveiller, tels que le taux de conformité aux exigences des clients, le temps moyen de traitement des propositions, le nombre d'erreurs dans les propositions, le coût moyen de traitement d'une offre et bien d'autres.


Grâce à notre expertise en Proposal Management et en utilisant ces indicateurs, vous serez en mesure de prendre des décisions éclairées pour améliorer vos performances, augmenter votre taux de réussite, et remporter davantage de contrats. 🏆 Alors, plongeons-nous ensemble dans le monde passionnant des KPI de Proposal Management pour propulser votre entreprise vers le succès ! 💪

L'importance de suivre les KPI et la performance de ses équipes en Proposal Management 

Le Proposal Management est une discipline comme une autre dans une entreprise. Et tout comme des domaines comme la vente, le marketing, les RH ou la gestion des finances d'une organisation, il faut avoir une idée précise des évolutions dans l'activité pour pousser les collaborateurs à faire mieux 📈 et ajuster les pratiques en cas de régression 📉 : Si vous apprenez à bien les utiliser pour votre business, les KPI boostent l'amélioration continue de votre activité de Proposal Management. 🙌

Comme nous l'avons mentionné, la gestion des propositions est un processus complexe. Il est donc crucial de disposer des données pertinentes pour évaluer la satisfaction de ses clients, la qualité de ses offres commerciales, et l'efficacité globale de ses équipes. En utilisant et en mesurant des KPI, vous pourrez obtenir une vue d'ensemble claire de vos performances actuelles. Le suivi régulier de ces KPI vous permettra d'identifier les domaines à améliorer et de mettre en place des stratégies d'optimisation.  👍

De plus, en évaluant la performance de vos équipes à l'aide de ces KPI, vous pourrez identifier les membres les plus performants et les domaines où des formations ou des ajustements sont nécessaires. Cela permettra d'optimiser l'allocation des ressources et d'améliorer la productivité globale de votre équipe de Proposal Management.

Les catégories de KPI de Proposal Management 

Les KPI financiers : le Proposal Management, c'est avant tout du business ! 

C'est plus qu'évident. Quand on se lance sur les marchés publics, c'est avant tout pour gagner de l'argent et pour se développer. 💸 Au-delà d'être la préoccupation du ou des proposal manager(s), faire croître les finances d'une entreprise en répondant à des projets d'appel d'offres ou RFP est avant tout le cap suivi par la direction. Investir dans la commande publique ou privée est particulièrement rentable pour les structures, encore faut-il s'en rendre compte grâce au suivi de données financières chiffrées.  Voici les principaux KPI à prendre en compte : 

1️⃣ Le chiffre d'affaires et son évolution au cours d'une période donnée :

Ce KPI est un incontournable pour toutes les entreprises. L'objectif de répondre à des appels d'offres et de rédiger des propositions est, in-fine, d'augmenter le CA. C'est un indicateur clé de la santé financière de son organisation. On peut aussi mesurer son taux de croissance d'une période à l'autre en effectuant des comparaisons sur des périodes déterminées : d'un mois, d'un trimestre, d'un semestre, ou encore d'un an à l'autre, on ne vous apprend rien ici ! 😃

2️⃣ Le taux de conversion des propositions : 

Ce KPI fait référence au pourcentage de propositions soumises qui ont débouché sur des contrats gagnés. On appelle aussi ce KPI "bid-to-win rate". Les taux de conversion, ou de transformation, des offres commerciales va vous permettre de constater la capacité de vos équipes à créer des offres pertinentes pour les besoins de vos clients.  🪙

3️⃣ La valeur moyenne des contrats gagnés : 

Ce KPI calcule la valeur moyenne, sur une période donnée, des appels d'offres remportés par une entreprise. S'il vous permet de facilement vous fixer des objectifs en termes de quantité d'appels d'offres gagnés ou en termes d'augmentation de la moyenne de contrats gagnés, ce KPI doit être couplé avec des indicateurs de qualité pour avoir une vision globale de la performance des équipes. 💪

Si l'on compare votre activité de Proposal Management à une voiture de course, on peut dire que l'ensemble des indicateurs mis en avant dans cette partie vous permettent en effet de savoir si la machine (AKA votre business) est performante. Cependant, il ne vous autorise pas à identifier les pièces en mauvais état (AKA les facteurs qui font diminuer la performance et le CA) ou celles qui participent le plus à faire tourner le moteur à pleine vitesse ! 🏎️

Les KPI de qualité pour améliorer la gestion d'appel d'offres et la satisfaction de ses clients !

En Proposal Management, le client est au cœur de tout : on analyse son besoin, on se met dans ses baskets, on pense à son avenir, à ses motivations, ses frustrations, ses envies ou encore ses contraintes ... Bref, il va de soit que mesurer que le niveau de satisfaction des clients et prospects face à aux offres commerciales soumises est l'une des priorités absolues du proposal manager. Cependant, il faut encore savoir récolter les données clients et savoir les analyser de la meilleure façon. 🙌

1️⃣ Le score de satisfaction des clients :

Ce KPI estime le niveau de satisfaction globale de vos prospects et clients par rapport aux expériences qu'ils ont vécus avec vos offres commerciales. En fonction des priorités de vos clients et de votre organisation, les items à inclure dans le score de satisfaction global peuvent varier. En tant que Proposal Manager, nous vous conseillons d'échanger avec les prospects et les clients à chaque nouveau projet de réponse à appel d'offres pour cerner les variables qui définissent leur vision de la satisfaction. Il peut s'agir de la transparence, du respect des délais, de la prise en compte de leurs exigences, de la lisibilité de vos offres etc.   🙌

➡️ Une fois que le proposal manager aura définis les critères de satisfaction pour ses clients, il lui est possible d'auto-évaluer son équipe et ses offres commerciales de la manière la plus objective possible en réalisant un tableau tel que celui ci-dessous. Il faudra ajouter autant que critères que nécessaire et choisir la bonne échelle de mesure.  👇

2️⃣ Le taux de conformité des propositions aux exigences des clients :

Le taux de conformité des offres commerciales aux exigences des clients est un KPI essentiel dans la gestion d'appel d'offres du proposal manager et de ses équipes. Il permet de mesurer le degré de conformité de vos propositions aux demandes spécifiques des clients. Une conformité élevée est cruciale pour augmenter les chances de succès dans les appels d'offres. En effet, en respectant les exigences des clients, vous montrez votre capacité à répondre précisément à leurs besoins et à leurs attentes. Cela renforce leur confiance envers votre entreprise et améliore votre réputation.

4️⃣ Le taux de recommandation des clients :

Le taux de recommandation des clients est un indicateur essentiel que doit utiliser le proposal manager pour mesurer la satisfaction et la qualité de votre gestion des offres commerciales. Ce KPI lui permet de savoir si ses clients satisfaits recommanderaient les services de l'entreprises à d'autres personnes. En d'autres termes, il mesure la confiance que les clients ont envers une structure et la valeur qu'ils accordent à son offres. Un taux élevé de recommandation des clients est un signe positif, car cela signifie que les clients sont satisfaits du travail fourni et sont prêts à le partager avec d'autres. Cela peut également entraîner une augmentation des opportunités commerciales, car les recommandations peuvent générer de nouveaux leads.


Pour cela, le NPS (ou net Promoter score) est un outil couramment utilisé pour mesurer le taux de recommandation des clients. Il est utilisé pour classer les clients / prospect en promoteurs, passifs ou détracteurs, en fonction de leur propension à recommander vos services. Pour en savoir plus sur cet indicateur, n'hésitez pas à consulter cet article. 🖱️

5️⃣ Le nombre de plaintes des clients :

Le nombre de plaintes des acheteurs publics ou privés est un indicateur clé pour mesurer la satisfaction et la qualité des services en Proposal Management. En analysant le nombre total de plaintes reçues, vous pouvez identifier les problèmes potentiels et mettre en place des améliorations pour répondre aux attentes des acheteurs. En effet, chaque plainte est une opportunité d'apprendre et de s'améliorer en proposant des solutions adaptées. Il peut s'agit de remarques négative sur le manque de communication, de personnalisation des offres, le non-respect des délais, sur la non-conformité des services fournis par rapport aux engagements de l'entreprise.

Comment obtenir du feedback des prospects / clients ?

C'est bien beau de connaître les formules et les variables à mesurer, cela ne sert à rien si l'on ne sait pas comment récolter les données adéquates ! En Proposal Management, il existe divers moyens de collecter des retours d'expérience et des feedbacks de la part des acheteurs publics. Par exemple, vous pouvez :

• Participer aux sessions d'échanges organisées par l'acheteur 🙌
  
  
• Analyser les lettres de notification, ou de rejet et poser des questions par mail ou par téléphone pour obtenir des retours après le processus de passation 📨
  
  
• Envoyer des enquêtes de satisfaction par mail aux prospects et clients. 📩

Si vous êtes retenus pour exécuter le marché, encore mieux ! Contrairement au processus de passation où vous êtes mis en concurrence avec de nombreux autres candidats et où il est difficile d'avoir une relation privilégiée avec l'acheteur, vous avez désormais la main-mise sur le suivi post-vente que vous entretenez avec lui. 🏆

Les KPI de productivité : ou comment suivre et motiver vos équipes !

1️⃣ Le temps moyen ⏰ de traitement des propositions :

La mesure du temps moyen nécessaire pour finaliser une offre commerciale est un indicateur essentiel de la productivité dans la gestion des appels d'offres. Il vous permet d'évaluer l'efficacité de votre processus de préparation et de soumission des propositions. En connaissant la durée moyenne de traitement, vous pouvez identifier les éléments qui ralentissent ou accélèrent la création des livrables. Ainsi, vous pourrez maintenir un niveau de qualité élevé tout en optimisant le temps nécessaire. Grâce à l'analyse des données de ce KPI, vous serez en mesure de mettre en place des mesures visant à améliorer la productivité de votre équipe de gestion des propositions et à réduire les délais de réponse.

2️⃣ Le nombre de propales traitées sur une période donnée :

Le nombre de propositions traitées sur une période donnée est un autre indicateur clé qui vous permet de compte le nombre total de propositions gérées par l'équipe sur une période donnée. Ce KPI offre un aperçu de la charge de travail et de la productivité de l'équipe de Proposal Management. Il autorise le proposal manager à surveiller, à optimiser et à booster les performances de sa gestion d'appel d'offres.

3️⃣ Le nombre d'erreurs dans les propositions :

Ce KPI quantifie le nombre d'erreurs et d'inexactitudes dans vos propositions soumises. Il permet d'améliorer la qualité globale des offres et de réduire les risques d'échec. En traquant le nombre d'erreurs et en identifiant les aspects des offres qu'elles concernent, il devient possible d'améliorer la qualité globale des offres et de réduire les risques d'échec. En effet, en identifiant les erreurs récurrentes, il devient possible de mettre en place des actions correctives et des processus de contrôle de qualité plus rigoureux.💡

Les KPI liés aux coûts de l'activité de Proposal Management 

L'une des responsabilités d'un proposal manager est de maîtriser et d'optimiser les coûts de réponse en allouant au mieux les ressources financières / le budget attribué pour l'activité de Proposal Management. Le but étant de générer un maximum de chiffre d'affaires tout en employant un minimum de ressources. Le suivi et l'analyse des KPI liés aux coûts permettent aux proposal managers de faire les meilleurs choix et de prendre les meilleures décisions. 

1️⃣ Le coût moyen de traitement d'une proposition :

Le coût moyen associé à la préparation et à la soumission d'une proposition permet de gérer efficacement les dépenses liées aux processus de gestion d'appel d'offres. En connaissant le coût moyen de traitement d'une offre commerciale, vous pouvez évaluer la rentabilité de votre activité de Proposal Management et prendre des décisions éclairées concernant l'allocation des ressources financières. Cela vous permettra également  de maximiser l'efficacité de votre équipe et d'optimiser votre budget, en veillant à ce que vos dépenses soient justifiées par les résultats obtenus.  💸

2️⃣Le coût de la main-d'œuvre, des logiciels et des outils utilisés

Mesurer le coût de la main-d'œuvre, des logiciels et des outils utilisés revient à faire l'état de l'ensemble des coûts liés aux ressources nécessaires pour mener à bien le processus de Proposal Management. Cela inclut les coûts liés aux employés travaillant sur les propositions, tels que les salaires, les avantages sociaux et les frais de formation. Il comprend également les coûts des logiciels (comme ceux de Proposal Management) et des outils utilisés pour la veille de marché, la préparation, la soumission, le suivi des propositions et la communication entre les équipes.

Un logiciel de Proposal Management comme Propizi vous permet de faire réussir au mieux vos équipes dans leurs réponses à appel d'offres et RFP tout en ayant le meilleur rapport qualité  / prix. Nous possédons une solution qui propose en une seule et même interface l'ensemble des fonctionnalités dont vous avez besoin pour exceller sur les marchés publics à des coûts abordables selon vos besoins. 

Propizi vous permet d'analyser les données de Proposal Management grâce à son tableau de bord personnalisé

Ce tableau de bord vous permettra de visualiser en temps réel toutes les informations essentielles de votre activité de gestion d'appels d'offres (comme par exemple, les données liées aux risques associées à chaque opportunités de marché). Que vous souhaitiez suivre les indicateurs financiers, évaluer les performances de votre équipe ou mesurer la satisfaction de vos clients, Propizi vous fournit les outils nécessaires pour obtenir une vue d'ensemble complète et précise de votre activité. Grâce à la collecte en temps réel des données, vous pourrez prendre des décisions éclairées et réagir rapidement aux éventuels problèmes ou opportunités qui se présentent. Vous pourrez également identifier les tendances et les schémas récurrents, ce qui vous permettra d'ajuster votre stratégie et d'optimiser vos résultats.

Le tableau de bord personnalisé de Propizi est conçu pour être intuitif et convivial, afin que vous puissiez facilement accéder aux informations qui vous intéressent le plus. Vous pourrez également personnaliser les indicateurs que vous souhaitez suivre en fonction de vos besoins spécifiques. Que vous soyez un manager à la recherche de données globales qui souhaite réaliser des reportings sur la base de données fiables ou encore un membre de l'équipe souhaitant se concentrer sur des indicateurs spécifiques, Propizi s'adapte à vos besoins.

Découvrez notre solution de Proposal Management dès maintenant !

Ne perdez plus de temps à collecter et à analyser manuellement les données de votre activité de Proposal Management. Avec Propizi, vous disposez d'un outil puissant et efficace pour optimiser vos performances et maximiser vos chances de succès dans le domaine des appels d'offres. Ne laissez pas les données vous échapper, utilisez Propizi et prenez le contrôle de votre activité dès aujourd'hui. 📈