Propales et délais de remise : respectez vos deadlines

Répondre dans les délais à un appel d'offres, à un marché public ou à un RFP, est un challenge de tous les jours pour beaucoup plus d'entreprises que vous ne pouvez l'imaginer. Si dans votre vie de tous les jours, vous ne voyez pas le temps passer, vos enfants grandir ou vos parents vieillir, figurez vous que la timeline d'un projet de réponse à appel d'offres et de la constitution d'une propale (synonyme d'offre commerciale) défilent encore plus vite. Si ce n'est pas déjà le cas pour votre structure, mettez vous à la place d'une entreprise qui répond à un ou plusieurs marchés à la fois : c'est un vrai capharnaüm ! 


Ainsi, entre la découverte du marché public, l'analyse des documents, des besoins de l'acheteur, du marché, des risques et de la concurrence, la décision de Go / No-Go, la constitution de l'équipe, l'attribution des tâches, la rédaction du plan, du mémoire technique, la création de l'offre financière, la relecture etc. Comment est-il donc possible d'être sereins sans craindre de dépasser la date de remise finale de votre propale ?


➡️ De plus, si l'on y ajoute de potentielles frictions au niveau de l'organisation de l'équipe, d'un possible manque de communication et de processus clairs, on peut vite tourner à la catastrophe, déjà en ratant la date limite fixée par l'acheteur mais aussi en risquant de n'avoir travaillé pour rien. Heureusement, un outil de Proposal Management comme Propizi tombe à pic pour sauver à la fois le moral de vos équipes, mais surtout vos propales.

Que se passe-t-il lorsque l'on remet ses propales / offres en retard ?

Pour commencer, chez Propizi, nous aimons comparer la relation entre le candidat, c'est à dire vous, et l'acheteur à la dynamique entre un élève et un professeur. Si l'enseignant fixe une date précise pour remettre ce fameux devoir en laissant un délai suffisant aux élèves pour répondre à ses exigences et espérer être le premier de la classe, vous avez plutôt intérêt à vous organiser pour gérer au mieux votre temps et remettre le travail dans les délais. Si dans la réalité, cette relation est beaucoup plus complexe, les conséquences sont tout de même assez similaires : de manière générale, un retard implique que l'enseignant ne prendra même pas le temps de lire et d'évaluer votre copie, ou votre offre commerciale dans notre cas précis.  


Cependant, s'il est souvent possible pour un élève de s'excuser et de justifier son retard de la meilleure manière possible afin d'obtenir une extension du délai de remise, la réalité de la commande publique est beaucoup plus exigeante. Un pouvoir adjudicateur, ou acheteur public, ne fera et ne doit en aucun cas faire de traitement de faveur pour un seul candidat. Il n'aura la possibilité d'étendre le délai de remise des offres que dans le cas où une très grande majorité des entreprises possède un retard majeur dans la remise des offres commerciales. Dans un tel cas, il s'agit peut-être d'une erreur de jugement de la part du client qui aurait mal estimé le délai de réponse à son marché.


⚠️ Ainsi, dans le cas où vous ne remettez par une offre dans les délais escomptés, celle-ci sera tout simplement ignorée et jetée aux oubliettes par l'acheteur, surtout s'il a reçu des offres concurrentes conformes dans les temps. La réalité des marchés publics est dure, mais il faut l'accepter !

Honorez vos deadlines grâce à un logiciel de Proposal Management : Propizi 

De ce fait, en réponse à tous les problèmes que nous avons cité plus haut dans l'introduction, un logiciel de Proposal Management, ou Proposal Management Software pour ceux qui préfèrent utiliser des anglicismes, est l'outil idéal pour vous aider à respecter vos délais de réponse. Mais juste avant de découvrir comment, vous pouvez également consulter en complément de ce contenu notre article sur "l'intérêt de posséder un logiciel de Proposal Management pour votre business".

Gagnez en temps et en efficacité grâce à l'automatisation des tâches à faible valeur ajoutée

Premièrement, au sein du processus de réponse aux appel d'offres, de nombreuses tâches sont désormais automatisables grâce à un logiciel comme Propizi qui permet aux entreprises souhaitant optimiser leurs processus de réponse et gagner en agilité et en rapidité. Par exemple, Propizi automatise la préparation et la constitution des propales  en vous permettant notamment :

• tout d'abord, de synthétiser les données de l'appel d'offres grâce à un formulaire simple 💡
  
  
• Ensuite, de générer des documents comme le DC1, le DC2, l'Acte d'Engagement ou le DC4, entre autres, grâce à des formulaires à remplir en quelques clics. ✍️
  
  
• Par la suite, de créer des dossiers personnalisés de manière rapide tout en construisant des blocs de réponse modulables grâce à un outil de drag & Drop. 🗂️
  
  
• Enfin, d'obtenir des fiches de synthèses de vos offres et des fiches de validation pour faciliter la relecture ainsi que l'analyse de vos offres. 📝

Créez, éditez et réutilisez vos contenus pour personnaliser vos offres

Propizi vous permet de gagner du temps sans perdre en qualité tout en personnalisant vos offres en vous autorisant à créer ou à importer des contenus, à les modifier et à les trier comme bon vous semble puis à les réutiliser dans vos propales. De la même façon, nous vous proposons également d'utiliser des modèles de contenus créés spécifiquement pour vous par nos experts afin de débuter avec une base de connaissance développée. Ainsi, et comme vous pouvez le voir dans la présentation de notre module de Knowledge Management, vous pouvez apprendre de vos anciens contenus et prendre en expérience sans revenir de zéro à chaque proposition. De ce fait, vous vous concentrez davantage sur le fond de vos offres, vous allez plus vite sans perdre en qualité dans vos propales et vous créez davantage de valeur pour vos clients !

Un outil de collaboration et de communication pour une meilleure gestion des tâches et des délais en équipe

Finalement, chez Propizi, nous nous rendons bien évidemment compte que le respect des délais et la gestion des offres commerciales en réponse aux appels d'offres est avant tout une affaire d'équipe et de management. Une équipe de réponse qui fonctionne et qui performe pour satisfaire les exigences de leurs prospects, notamment en termes de délais, se doit d'être assistée par un outil tel que Propizi. Nous vous proposons par exemple : 

• Des circuits d'attribution et de validation des tâches ✅
  
  
• Des workflows pour travailler efficacement en équipe 🧮
  
  
• La possibilité de communiquer efficacement avec les différents membres de votre équipe et avec les experts de Propizi qui répondent à vos questions.💬
  
  
• Un outil adapté pour le travail à distance 💻
  
  
• Une interface pour visualiser en temps réel les avancées de chacun et la progression globale dans la construction de la propale finale. 👁️
  
  
  

Conclusion

En résumé, répondre dans les délais à un appel d'offres, à un marché public ou à un RFP est un défi complexe et chronophage pour les entreprises. Les risques de dépasser la date limite et de désorganisation dans l'équipe de réponse peuvent mettre en péril des heures de travail !  Heureusement, l'utilisation d'un logiciel de Proposal Management comme Propizi offre une solution efficace pour honorer les deadlines et vous permettre de retrouver le calme et la sérénité pour affronter l'appel d'offres dans les meilleures conditions. 😄


En effet, grâce à nos fonctionnalités d'automatisation des tâches,  de modèles et contenus et de collaboration en équipe, les entreprises peuvent gagner du temps, améliorer leur efficacité et maximiser leurs chances de succès tout en remettant leur offres aux bon moment. Propizi se positionne comme un partenaire essentiel pour les structures comme la vôtre souhaitant optimiser leurs processus de réponse aux appels d'offres, assurant ainsi la pérennité de leurs activités et leur croissance sur le marché concurrentiel des marchés publics. 


➡️ Alors, ne laissez plus les délais échapper, faites confiance à Propizi pour vous accompagner vers le succès. Demandez une démo avec nos experts : https://propizi.com/demande-de-demo-logiciel-expert-fonctionnalites