RFI, RFP ou RFQ : veille, définitions et différences

➡️ RFI, RFQ et RFP : A quoi ces trois termes incontournables des marchés publics et privés font-ils référence ?


Il est vrai que chaque domaine d’activité à son vocabulaire, son langage et ses acronymes : le Proposal Management n’échappe pas à la règle. En effet, de nombreux termes spécifiques relatifs aux propositions commerciales et réponses à appels d’offres font partie du jargon des bid managers, business développer et autres responsables commerciaux. Ainsi, si l’on retrouve dans cette terminologie des acronymes simples, dérivés de la langue française comme :

• « AO » pour les appels d'offres
  
  
• « RAO » pour réponse à appel d'offres
  
  
• «GME » pour Groupement Momentané d'Entreprise
  
  

D’autres notions - d’origine anglosaxonne – sont plus techniques et nécessitent davantage d’explications. Au sein de cette jungle terminologique, on retrouve notamment les termes :

• « BAFO » pour Best And Final Offer
  
  
• « ITT » pour Invitation To Tender
  
  
• « JV » pour Joint Venture
  
  
• « PQQ » pour Pre-Qualification Questionnaire
  
  
• ou encore « MEAT » pour Most Economically Advantageous Tender.
  
  

Cependant, les plus connus de ces acronymes anglosaxons demeurent malgré tout le RFI, RFQ et RFP. Ces derniers sont entrés dans le langage courant des professionnels de la réponse à appel d’offres et plus généralement de la proposition commerciale. Pour celles et ceux qui débutent avec les appels d’offres, nous proposons de revenir sur ces trois notions à travers la réponse à deux questions :

1. Que signifient les termes RFP, RFI et RFQ ?

Tout d'abord, commençons par donner la signification littérale de ces trois notions :

• Premièrement, « RFI » : signifie Request for Information. Une RFI désigne donc une demande d’information émise par un acheteur public ou privé et destinée à un certain nombre de fournisseurs de produits, services et/ou solutions. 📝
  
  
• Ensuite, « RFQ » signifie Request for Quotation. La RFQ est donc une demande de devis chiffré, émise par un acheteur public ou privé à destination de fournisseurs de produits, services et/ou solutions bien déterminés. 📋
  
  
• Finalement, « RFP » signifie Request for Proposal. Une RFP correspond littéralement à une demande de proposition technique et commerciale, toujours émise par un pouvoir adjudicateur ou acheteur privé, à destination de certains systémiers, intégrateurs ou fournisseurs de produits, services et/ou solutions répondant à un besoin. 📑

2. RFP, RFI et RFQ : quelles différences entre ces trois notions ?

Dès lors, vous avez pu le constater ci-dessus, RFI, RFQ et RFP sont trois termes relativement proches, annonciateurs d’un appel d’offres à venir. Alors au-delà des seules différences sémantiques, quelles sont en pratique les différences entre les RFI, RFQ et RFP ? Si l’on peut parfois les confondre (notamment RFP et RFQ), ces trois acronymes ont pourtant des implications bien différentes, et peuvent constituer des indicateurs très pertinents du stade de maturité porté par votre client ou prospect. 💡

Focus sur les aspects pratiques du RFI, ou "Request for Information"

En effet, un RFI (ou demande d’information) est une étape préliminaire au cours de laquelle un acheteur procède généralement à une première analyse des acteurs susceptibles de répondre à un besoin.  


Les RFI sont notamment pratiqués (et encouragés) par les acteurs publics dans le cadre de projets innovants, technologiques ou complexes, lorsque ces derniers « se préparent à lancer un marché/projet achat et cherchent à connaître les solutions innovantes pour répondre à ce besoin » (source : Guide de l’achat public – Direction des Achats de l’Etat).

Par la suite, la réception d’un RFI indique donc d’une part que votre prospect en est à un stade amont et que son projet d’achat est à moyen/long terme, mais également d’autre part que vous faites parties des sociétés identifiés comme potentiels fournisseurs et qu’il est encore temps d’orienter le besoin de l’acheteur vers votre proposition de valeur ! 😄

Zoom sur la partie pratique du RFQ, ou "Request for Quote"

Lorsqu'une entreprise passe à l'étape de la RFQ (Request for Quotation) ou demande de devis, cela signifie que le processus d'achat est déjà avancé. À ce stade, l'acheteur a une idée précise de ses besoins et souhaite obtenir des devis chiffrés pour évaluer les différentes offres sur le marché. La RFQ se concentre principalement sur la comparaison des tarifs entre les différentes offres comparables. 

La RFQ est une étape clé dans le processus d'anticipation et de préparation d'un achat, car elle permet à l'acheteur de collecter des informations concrètes sur les coûts associés aux produits ou services qu'il souhaite acquérir. Cela implique que l'acheteur soit en mesure de spécifier son besoin avec précision, en fournissant des détails techniques, des quantités requises, des délais de livraison, des spécifications de qualité, etc.


Il pourra ainsi se baser sur les information qu'il aura recueilli pour rédiger les pièces du Dossier de Consultation des Entreprises (DCE) comme le Règlement de Consultation, le CCTP, ou le CCAP ... 📚

Comment les acheteurs émettent concrètement un RFP, ou "Request for Proposal" ?

A contrario, si de la même manière que pour une RFQ, une RFP (ou demande de proposition technique ou commerciale) est émise par un acheteur lorsque ce dernier est prêt à déclencher un achat, la RFP se distingue par la volonté de l’acheteur de procéder à une comparaison entre les propositions de valeurs des différents candidats ou soumissionnaires, bien au-delà d’une analyse purement tarifaire. 🏷️


On retrouve ainsi souvent des RFP dans des industries technologiques et innovantes au sein desquelles des acteurs aux solutions techniques, approches et méthodes différentes peuvent répondre à un besoin spécifique exprimé par un acheteur.

Pour résumer, les termes de RFI, RFQ et RFP se différencient :

🔹  (i) Tout d’abord au niveau de la temporalité car les RFI se situent en amont du parcours d’acquisition tandis que RFQ et RFP n’interviennent que lorsque l’acheteur dispose de suffisamment d’informations (et dispose du budget nécessaire) pour finaliser l’achat du produit ou de la solution  ⏰

🔹 (ii) Ensuite au niveau de leur finalité puisque les RFI ont pour objet de permettre à l’acheteur d’affiner son besoin et sa connaissance des acteurs sur le marché, les RFQ visent à obtenir des informations financières (prix et conditions de paiement), et enfin les RFP sont destinées à comparer différentes solutions techniques et commerciales.  🙏

Où trouver des RFI, RFQ et RFP ?

Pour rappel, les RFI (Request for Information), RFQ (Request for Quotation) et RFP (Request for Proposal) sont des documents utilisés dans le processus d'achat pour obtenir des informations, des devis ou des propositions de la part des fournisseurs.


S'il vous est possible de les trouver dans les sites web d'organisations gouvernementales, les sites web d'entreprises, des plateformes d'appels d'offres en ligne ou des publications spécialisées, ces méthodes ne sont pas celles que nous vous conseillons d'adopter pour réaliser votre veille de RFP, RFI et RFQ.


En effet, pour optimiser et faciliter la recherche de RFI, RFQ et RFP qualifiés, rapidement et de manière centralisée, l'utilisation d'un outil de veille intelligente comme Propizi présente de nombreux avantages :

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