Chaque domaine d’activité à son vocabulaire, son langage et ses acronymes : le proposal management n’échappe pas à la règle.

En effet, de nombreux termes spécifiques relatifs aux propositions commerciales et réponses à appels d’offres font partie du jargon des bid managers, business developpers et autres responsables commerciaux.

Ainsi, si l’on retrouve dans cette terminologie des acronymes simples, dérivés de la langue française comme « AO » pour les appels d’offres, « RAO » pour réponse à appel d’offres, et autres « GME » pour groupement momentané d’entreprises, d’autres notions - d’origine anglosaxonne – sont plus techniques et nécessitent davantage d’explications. Au sein de cette jungle terminologique, on retrouve notamment les termes : « BAFO » pour Best And Final Offer, « ITT » pour Invitation To Tender, « JV » pour Joint Venture, « PQQ » pour Pre-Qualification Questionnaire ou encore « MEAT » pour Most Economically Advantageous Tender.

Les plus connus de ces acronymes anglosaxons demeurent cependant RFI, RFQ et RFP qui sont entrés dans le langage courant des professionnels de la réponse à appel d’offres et plus généralement de la proposition commerciale.

Pour celles et ceux qui débutent avec les appels d’offres, nous proposons de revenir sur ces trois notions via deux questions :

1. Que signifient les termes RFP, RFI et RFQ ?

Commençons par donner la signification littérale de ces trois notions :

* « RFI » : signifie Request for Information. Une RFI désigne donc une demande d’information émise par un acheteur public ou privé et destinée à un certain nombre de fournisseurs de produits, services et/ou solutions.

* « RFQ » signifie Request for Quotation. La RFQ est donc une demande de devis chiffré, émise par un acheteur public ou privé à destination de fournisseurs de produits, services et/ou solutions bien déterminés.

* « RFP » signifie Request for Proposal. Une RFP correspond littéralement à une demande de proposition technique et commerciale, toujours émise par un pouvoir adjudicateur ou acheteur privé, à destination de certains systémiers, intégrateurs ou fournisseurs de produits, services et/ou solutions répondant à un besoin.

2. RFP, RFI et RFQ : quelles différences entre ces trois notions ?

Vous avez pu le constater ci-dessus, RFI, RFQ et RFP sont trois termes relativement proches, annonciateurs d’un appel d’offres à venir. Alors au-delà des seules différences sémantiques, quelles sont en pratique les différences entre RFI, RFQ et RFP ?

Si l’on peut parfois les confondre (notamment RFP et RFQ), ces trois acronymes ont pourtant des implications bien différentes, et peuvent constituer des indicateurs très pertinents du stade de maturité porté par votre client ou prospect.

En effet, un RFI (ou demande d’information) est un étape préliminaire au cours de laquelle un acheteur procède généralement à une première analyse des acteurs susceptibles de répondre à un besoin. Les RFI sont notamment pratiqués (et encouragés) par les acteurs publics dans le cadre de projets innovants, technologiques ou complexes, lorsque ces derniers « se préparent à lancer un marché/projet achat et cherchent à connaître les solutions innovantes pour répondre à ce besoin » (source : Guide de l’achat public – Direction des Achats de l’Etat).

La réception d’un RFI indique donc d’une part que votre prospect en est à un stade amont et que son projet d’achat est à moyen/long terme, mais également d’autre part que vous faites parties des sociétés identifiés comme potentiels fournisseurs et qu’il est encore temps d’orienter le besoin de l’acheteur vers votre proposition de valeur !

La RFQ (ou demande de devis) correspond quand à elle une étape plus avancée du processus d’achat puisqu’à ce stade votre acheteur souhaite obtenir un devis chiffré, ce qui implique que ce dernier est en mesure de spécifier son besoin avec précision. Une RFQ implique en conséquence une comparaison principalement tarifaire entre différentes offres comparables.

A contrario, si de la même manière que pour une RFQ, une RFP (ou demande de proposition technique ou commerciale) est émise par un acheteur lorsque ce dernier est prêt à déclencher un achat, la RFP se distingue par la volonté de l’acheteur de procéder à une comparaison entre les propositions de valeurs et différenciants des différents candidats ou soumissionnaires, bien au-delà d’une analyse purement tarifaire. On retrouve ainsi souvent des RFP dans des industries technologiques et innovantes au sein desquelles des acteurs aux solutions techniques, approches et méthodes différentes peuvent répondre à un besoin spécifique exprimé par un acheteur.

Pour résumer : RFI, RFQ et RFP se différencient : (i) tout d’abord au niveau de la temporalité car les RFI se situent en amont du parcours d’acquisition tandis que RFQ et RFP n’interviennent que lorsque l’acheteur dispose de suffisamment d’informations (et dispose du budget nécessaire) pour finaliser l’achat du produit ou de la solution ; (ii) ensuite au niveau de leur finalité puisque les RFI ont pour objet de permettre à l’acheteur d’affiner son besoin et sa connaissance des acteurs sur le marché, les RFQ visent à obtenir des informations financières (prix et conditions de paiement), et enfin les RFP sont destinées à comparer différentes solutions techniques et commerciales.