Comment structurer le plan de son offre commerciale ?

➡️ La construction du plan d'une offre commerciale est l'une des étapes déterminante à travailler pour faire bonne impression face à l'acheteur public. Lorsque celui-ci ouvre votre offre et commence à la lire, il s'agit de l'une des premières choses qu'il verra. Un stylo dans une main et sa grille d'évaluation dans l'autre, il se basera premièrement sur votre sommaire et la structure de votre rendu pour savoir à quoi s'attendre pour la suite. La première et la dernière impression sont souvent ce qui restent dans l'esprit du prospect.


Ainsi, les choix que vous ferez en ce qui concerne la manière dont votre offre va se dérouler seront capitaux pour donner à l'acheteur envie de s'associer avec vous le temps d'un marché public. Dans cet article, nous vous donnerons quelques conseils pour construire de la meilleure façon le plan de votre offre commerciale afin de gagner des points face à votre potentiel client ! ➕

Qu'est-ce qu'une offre commerciale et comment se structure-t-elle ?

Définition d'une propale, ou proposition / offre commerciale

📘 : Une propale , aussi appelée offre ou proposition commerciale, correspond au document qu'un opérateur économique (une entreprise de manière générale) va transmettre à un acheteur public ou privé pour  proposer une solution pertinente à son besoin. Dans ce document, il va lui présenter son organisation, sa solution technique et financière et mettra en avant son expertise en essayant de se différencier. Une offre commerciale en réponse à un marché public ou à un appel d'offres doit être percutante, claire, ciblée et originale.

Pourquoi est-il nécessaire de travailler son plan ?

Pour commencer, l'acheteur fait souvent face à un très grand nombre d'offres qu'il doit lire, analyser et évaluer en fonction de ses critères de choix. Simplifier sa compréhension du document, garder son attention voire susciter pleinement son intérêt n'est, certes, pas simple, mais y parvenir fera passer votre offre au niveau supérieur. C'est donc notamment en travaillant votre plan que vous arriverez à vos fins.  💪

De ce fait, un sommaire bien travaillé et accrocheur peut donner envie à l'acheteur de continuer sa lecture et de découvrir votre offre plus en profondeur. Au contraire, un sommaire bâclé n'encouragera pas le client à accorder plus d'attention à votre proposition et l'incitera peut-être même à s'intéresser davantage à une offre concurrente en survolant la vôtre. 

Comment se structure une offre commerciale ?

D'un côté et de la même manière qu'un élève se prépare à rédiger une dissertation en réponse à un problème précis, répondre à un marché public demande de prendre le temps de réfléchir au meilleur plan possible pour articuler au mieux son argumentaire. D'un autre côté, tout comme un professeur va juger le travail d'un élève, l'acheteur doit pouvoir retrouver plusieurs informations qui devront être divisées en sections et sous-sections  : 

• L'audit du besoin de l'acheteur : il est primordial pour le candidat de comprendre le contexte de la problématique de l'acheteur et de la problématiser. Le but est que l'acheteur voit que vous avez bien cerné la racine de son problème. Il souhaite s'assurer que vous ayez une vue globale du projet sur le long terme et une vision pour son avenir et sa réussite. Il faut vendre du rêve ! 🤩
  
  
  
• La présentation de l'entreprise candidate : le client doit savoir exactement à qu'il a affaire et doit pouvoir faire confiance au candidat (à l'entreprise, aux membres d'un groupement et également aux sous-traitants si en possède). Ce dernier doit être en mesure de prouver à l'acheteur qu'il est entièrement capable de répondre à son besoin en mettant en avant ses valeurs, ses certifications, ses références passées etc.  🧑‍🏫
  
  
  
• La solution technique et financière : de manière générale, présenter l'offre technique et l'offre de prix requiert de diviser sa présentation en un certain nombre de sous-parties. Dans le cas de la présentation de l'offre technique, les informations peuvent souvent être lourdes et conséquentes, d'où la nécessité de présenter une structure de titres claire et hiérarchisée. 🪜
  
  
  

Nos conseils pour construire un plan clair et percutant pour vos réponses à appel d'offres.

Pensez personnalisation / sur-mesure et valeur ajoutée pour le client

Le plan de votre offre sera bien évidemment différent de celui de vos concurrents et encore davantage différent du plan de vos offres précédentes. Si les conseils que nous vous donnerons dans cette partie peuvent s'appliquer à toutes vos propositions, recycler un plan d'une offre à l'autre est une erreur fatale qu'il ne faut en aucun cas commettre (comme d'autres que l'on vous présente dans un autre article dédié) : chaque acheteur possède un besoin et des attentes différentes. Chaque plan doit pouvoir refléter de manière individuelle la réponse à ce besoin. 🤓

Effectivement, l'une des clés de la réussite d'une proposition est la personnalisation. Si vous pensez que réutiliser le plan d'une ancienne offre (ou le même design par la même occasion) ne sera pas remarqué par le client, vous faites erreur ! 

Pour cela, pour chaque nouvel offre que vous réalisez, mettez vous à la place de votre prospect et demandez vous ce qu'il attend réellement de votre plan afin de proposer une réponse structurée, unique et adaptée à sa problématique. En effet, une fois que vous avez compris les attentes de l'acheteur, vos différents titres et sous-titres doivent pouvoir ajouter de la valeur à votre rendu en mettant en évidence les bénéfices de votre offre. C'est dès la conception du plan qu'il doit pouvoir s'imaginer travailler avec vous ainsi que la façon dont vous pourriez répondre à son besoin.  🤔

Des ancres efficaces et une structure hiérarchique harmonieuse

La façon dont vous allez articuler vos parties et sous-parties entre elles et dont vous allez présenter votre sommaire compte énormément dans la compréhension globale de votre rendu par le client.


Si les sommaires sur plusieurs pages sont à proscrire, il est également important de veiller à ce la profondeur de la structure de titre n'embrouille pas l'esprit du lecteur : n'allez pas au-delà de 3 niveaux de titres dans l'arborescence de votre plan (1 / 1.1 / 1.1.1) et utilisez idéalement des ancres de titres relativement courtes, cohérentes, évocatrices pour le client et à la voie active.

Par exemple, au lieu d'écrire "moyens humains" pour désigner les ressources humaines que vous comptez employer pour résoudre la problématique de l'acheteur, utilisez plutôt "un ensemble coordonné de collaborateurs engagés et disposés à s'investir dans votre projet". De même, aérez votre sommaire et évaluez la pertinence de votre plan en checkant et en révisant notre TO-DO LIST 📋   : 

• Ai-je bien compris les exigences, les besoins et les attentes de l'acheteur tels qu'énoncés dans les documents de l'appel d'offres ? 
  
  
  
• Ai-je ciblé les priorités de l'acheteur telles que ses objectifs stratégiques, ses valeurs et ses préoccupations spécifiques ? Les Ai-je fais apparaître au début de mon offre ? 
  
  
  
• Ma proposition est-elle singulière et reflète-t-elle bien les prérogatives uniques de l'appel d'offres ? Ai-je mis en avant les aspects qui correspondent le mieux aux besoins de l'acheteur et qui apportent une valeur ajoutée à son projet ? 
  
  
  
• Mon plan / sommaire est-il organisé de manière logique et facile à suivre ? Mes titres et sous-titres sont-ils courts et percutants ? Sont-ils évocateurs des bénéfices de la valeur ajoutée de ma solution par rapport aux concurrents ? 

L'ordre de passage de vos arguments dans le plan de votre propale

Pensez l'ordre de passage de vos arguments comme étant un repas en 3 actes :

 

• D'abord, voyez la recontextualisation de la problématique de l'acheteur et la compréhension de ses besoins, des ses priorités et de ses contraintes comme étant l'entrée : C'est le plat qui ouvre le bal des saveurs pour votre prospect et qui va confirmer ou décevoir ses exigences. Si vous ne lui donnez pas ce qu'il veut dès le début du repas, il risque de rester sur sa faim et de ne pas être convaincu par le reste du buffet. 🍽️
  
  
  
• Ensuite, la présentation de l'offre technique et financière est le plat de résistance. C'est le plus consistant des 3 : placez cette partie au milieu de votre argumentaire et offrez au lecteur une expérience de dégustation (ou de lecture dans notre cas !) à la fois 🍴 :  
  
  
  → Légère : on ne  bourre pas d'informations superflues
  
  
  → Consistante : on aère bien les paragraphes
  
  
  → Familière : on utilise un vocabulaire connu de l'acheteur en simplifiant les termes techniques
  
  
  → Evocatrice : utilisez des exemples et des graphiques lorsque vous le jugez nécessaire
  
  
  
• Enfin, le dessert : à ce stade, le client n'a plus très faim et souhaite terminer le repas par une douceur signée par le candidat. S'il ne faut pas trop parler de vous et de votre entreprise dans l'argumentaire, mettez en avant vos valeurs, vos références, vos certifications ou d'autres éléments pertinents sur votre organisation dans les annexes de votre rendu. 🍰 
  
  

Utilisez le storytelling pour raconter une histoire dans votre plan

Le storytelling dans les réponses à appel d'offres est une technique quelque peu atypique que vous pouvez également utiliser pour construire un plan et dérouler votre argumentaire de manière captivante en suscitant l'intérêt de l'acheteur. Pour cela, n'hésitez pas à consulter notre article sur le sujet.  📖

A vous de jouer ! 

En appliquant ces quelques conseils, vous pourrez construire un plan clair, personnalisé et percutant pour vos réponses aux appels d'offres, ce qui augmentera vos chances de convaincre l'acheteur et de remporter le marché. Pour ce faire, les experts de Propizi peuvent vous accompagner dans la structuration de votre argumentaire et dans la rédaction de vos propositions pour vous garantir le succès sur les marchés publics !