Si les marchés publics constituent un levier de croissance considérable, bon nombre d’entrepreneurs, commerciaux ou encore dirigeants de TPE/PME se retrouvent démunis lorsqu’il s’agit de décrypter les rouages et processus complexes pourtant indispensables à la rédaction d'un mémoire technique et plus généralement à la constitution d'un dossier de candidature en réponse à un marché public.

En effet, en dépit des nombreux efforts faits par les Gouvernements successifs pour faciliter l’accès aux marchés publics des TPE/PME, force est de constater que ces tentatives (réévaluation des seuils de marchés sans publicité ni mise en concurrence, publication de guides pratiques, etc.), si louables soient-elles, n’ont pas encore porté leurs fruits puisqu’à peine 25% des marchés publics (en valeur) sont chaque année alloués aux TPE/PME.

Un rapport législatif (Rapport n°530 de M. André Reichardt) présenté au Sénat en 2019 identifiait de manière très précise les deux difficultés majeures rencontrées par les PME en matière d’accès à la commande publique, à savoir : les délais de paiement et la complexité des procédures. Si des mesures ont été entreprises pour préserver la trésorerie des TPE/PME avec de nouvelles règles en matière d’avances, le sujet des procédures demeure une difficulté majeure à surmonter pour les petites structures.

Alors comment surmonter cet obstacle administratif et tenter de décrocher ces nombreuses opportunités (la commande publique représente 8% du PIB français) ? Nous proposons une approche en 4 étapes qui vous permettra de vous poser les bonnes questions et appréhender efficacement les marchés publics :

1. Commencer par le règlement de consultation

Avant de jeter toutes vos forces dans la rédaction d’une réponse à un appel d’offres public qui n’est pas forcément fait pour vous en dépit de son intitulé, commencez par une lecture rapide du Règlement de Consultation (le fameux « RC » pour les intimes).

Au-delà d’information basiques mais néanmoins essentielles telles que l’identité de l’acheteur, la date limite de réception des candidatures, ou le type de procédure, ce document a le mérite de vous présenter de manière (plus ou moins) synthétique :

Le contexte : Pourquoi l’acheteur public émet ce marché ?

L’objet du marché : Qu’est-ce que l’acheteur cherche à acquérir ?

Les critères de sélection des candidats : Sur la base de quels critères vont être évaluées les offres ?

Une première analyse de ce RC, et plus particulièrement des trois points ci-dessus, doit vous permettre d’évaluer votre capacité à formuler une réponse cohérente et pertinente au regard du contexte, de l’objet et des critères de sélection.

2. S’attaquer aux exigences techniques

Après avoir validé l’adéquation entre la capacité technique et financière de votre entreprise et les exigences de l’acheteur public figurant dans le RC, vous pourrez enfin rentrer dans le vif du sujet qui se trouve généralement dans le fameux Cahier des Clauses Techniques Particulières (CCTP).

Dans ce document, souvent assez dense, sont décrites les attentes techniques du client public qu’il s’agisse du lieu d’exécution des prestations, du calendrier, des contraintes et exigences techniques, des modalités d’intervention, maintenance et ou formation, entre autres documentations techniques, etc.

C’est principalement grâce à ce document que vous allez pouvoir appréhender précisément ce qu’attend, concrètement et opérationnellement, votre acheteur public. A la lecture de ce document, vous pourrez ainsi relever les points techniques sur lesquels porter votre attention, mais également déceler (parfois entre les lignes) quelques indications sur l’approche et les préférences du rédacteur de ce document qui vous seront très utiles au moment de rédiger une réponse à appel d’offres percutante et pertinente.

3. Structurer votre cadre de réponse

Après avoir lu les différents documents du marché (parmi lesquels les CCAP, Annexes, etc.), il convient ensuite de déterminer et agencer les éléments que vous souhaitez faire apparaître dans votre réponse à appel d’offres.

Pensez ainsi à démontrer votre bonne compréhension du besoin (en évitant au maximum de copier/coller les éléments fournis par l’acheteur public dans le dossier de consultation), à mettre en avant votre expérience ainsi que vos références, à souligner la singularité de votre offre en matière de formation et accompagnement, et plus encore à mettre en avant ce qui vous distingue de vos concurrents et semble à la lecture du CCTP être important pour le pouvoir adjudicateur.

En matière de structure d’offre, il arrive parfois que certains marchés publics imposent un certain formalisme (ex : mention des sujets à aborder dans la réponse), dans de tels cas, votre offre devra impérativement reprendre ces éléments.

Enfin, dans certains hypothèses, le dossier de consultation peut imposer un cadre de réponse technique (CRT). Dans cette hypothèse, un canevas de réponse est fourni par le pouvoir adjudicateur et vous impose le format et la structure de réponse.

4. Penser à compléter les formulaires administratifs

Lettre de candidature (DC1), Déclaration du candidat (DC2) ou encore acte d’engagement (ATTRI1), nombreux sont les formulaires à compléter et à joindre à votre offre.

Cette activité, souvent chronophage, peut donner des maux de tête à ceux qui ne sont pas habitués à compléter ce type de formulaires qui ne se distinguent pas toujours par leur simplicité.

Les notices explicatives fournies par le Ministère de l’Economie permettent de mieux comprendre comment compléter ces formulaires. Toutefois, si vous avez toujours des doutes, pensez à vous faire accompagner car certaines erreurs lors du remplissage de ces formulaires peuvent être éliminatoires !

TPE, PME et Startups : comment Propizi peut vous aider à gagner des appel d'offres ?

La promesse de Propizi est de faciliter l'accès aux marchés publics, grâce à une solution SaaS de proposal management.

Concrètement, notre logiciel vous accompagne pas à pas dans la rédaction de votre réponse à appel d'offres, que ce soit : en vous permettant de mobiliser simplement des experts métier afin de mieux analyser le RC ou CCTP, en vous permettant en un coup d’œil de suivre l’avancement de votre offre, en utilisant des templates pour structurer plus efficacement vos offres, ou encore en automatisant la génération des formulaires administratifs.