Pour développer le chiffre d’affaires de votre entreprise, il peut être très intéressant de répondre à un appel d’offres, qu’il s’agisse d’un appel d’offres public ou privé (de type RFP)

Pour y parvenir, vous devez rédiger et fournir une proposition commerciale qui soit sur-mesure, complète et adaptée, ce qui ne manque pas de décourager de nombreuses startups, TPE et PME. Pour autant, la mission n’a rien d’impossible, voici nos meilleurs conseils pour y parvenir.

Appel d’offres privé et appel d’offres public : quelles différences ?

Appels d’offres, marchés publics ou RFP ? Commençons tout d’abord par éclaircir ces notions.

Un appel d’offres public est émis par un acheteur public (également appelé « pouvoir adjudicateur »). Ce type d’appel d’offres est très codifié : il répond à des règles précises et son but est de se voir attribuer un marché public. L’acheteur annonce son appel d’offres sur des plateformes officielles comme le BOAMP (Bulletin Officiel d’Avis à Marchés Publics) ou le JOUE (Journal Officiel de l’Union Européenne).

En ce qui concerne l’appel d’offres privé, la démarche est généralement plus souple et moins formatée (même si le processus d’acquisition de grands groupes peut parfois sembler aussi fastidieux qu’un marché public). Pour ces RFP ou marchés privés, l’acheteur fixe librement les conditions et les procédures à suivre. Il n’y a pas, autre que le socle de droit commun, de cadre légal spécifique à respecter pour l’acheteur.

6 conseils pour répondre à un appel d’offres

Qu’elle soit émise en réponse à un appel d’offres public ou privé, votre offre commerciale se doit - pour être retenue - de correspondre parfaitement aux besoins de l’acheteur et de répondre aux critères du dossier de consultation (ou DCE).

1. Saisissez bien les enjeux du dossier de consultation avant de répondre à l’appel d’offres

Le dossier de consultation des entreprises, c’est votre socle de base pour construire et rédiger votre proposition commerciale. Il comporte notamment, dans le cadre d’un marché public :

  • l’acte d’engagement (AE) pour transmettre vos coordonnées, votre RIB, etc.,
  • le cahier des clauses administratives particulières (CCAP) qui précise les démarches et règles administratives,
  • le règlement de consultation (RC) qui indique les modalités de soumission de votre propale,
  • le cahier des clauses techniques particulières (CCTP) et ses annexes : les contraintes, les besoins précis, les exigences de l’acheteur concernant cette commande.

L’analyse et l’étude du DCE vous permettra de répondre à l’appel d’offres en respectant à la lettre les procédures demandées, sans quoi votre proposition commerciale ne sera pas recevable. Mais surtout, vous pourrez ainsi comprendre sur le bout des doigts les demandes de l’acheteur, que ce soit d’un point de vue technique ou stratégique. 

2. Faites une proposition commerciale sur-mesure

Votre offre commerciale a plus de chance d’être retenue si elle est centrée sur votre prospect. L’acheteur passant en premier, il est plus important de vous concentrer sur le message à faire passer en réponse à ce besoin, plutôt qu’à écrire des dizaines de pages sur l’histoire de votre société ou vos réalisations. 

Parlez en priorité de votre futur client. Reformulez sa demande, mettez en scène les retombées positives de votre prestation, expliquez clairement en quoi vos services l’aideront à trouver une solution à ses problèmes, etc.

Répondre à un appel d’offres, ce n’est pas simplement faire une proposition de prix, mais créer un partenariat, une collaboration avec l’acheteur. Ce dernier doit se sentir compris, mais aussi unique à vos yeux.

3. Détaillez votre offre technique  

La partie technique et les détails de votre prestation sont des points cruciaux de votre proposition commerciale. Ils démontrent votre expertise, votre crédibilité et votre sérieux en tant que professionnels de votre secteur. 

Vous devez apporter des précisions sur votre offre. Ces éléments sur la description de ce qui rend votre offre singulière, sur les points forts de vos produits et solutions, et plus généralement sur l’adéquation entre votre offre et le besoin du client vont permettre de transformer votre prospect en promoteur de votre solution qu’il défendra alors en interne.

Enfin, il faut garder en tête que l’acheteur n’est pas toujours spécialisé dans votre domaine d’activité. Être lisible et intelligible dans votre offre est primordial pour une bonne compréhension. 

4. Pensez valeur perçue au lieu de prix

Il est rare qu’un acheteur cherche uniquement à signer avec l’entreprise pour qui fait l’offre la moins chère. Il souhaite avant tout une réponse adaptée à ses besoins, une vraie compréhension de ses problématiques. Plus qu’une liste de prix à insérer dans un bordereau des prix unitaires (BPU), vous devez vendre la valeur perçue de votre produit ou de votre prestation. 

Pour cela, il convient d’insister sur le gain pour votre prospect et donner une justification aux tarifs que vous pratiquez. Le but ? Que l’acheteur qui lit votre offre comprend la valeur ajoutée que vous venez apporter dans ce projet et le retour sur investissement qui se cache derrière.

Pour finir, n’oubliez pas d’inclure une date de fin de validité à votre proposition commerciale, que ce soit pour un RFP privé ou du marché public. Cette légère pression mise sur votre prospect peut faire pencher la balance en votre faveur, en jouant sur un biais cognitif bien connu : le FOMO (“fear of missing out” : la peur de rater ou de passer à côté de quelque chose).

5. Démarquez vous lors de votre réponse à appel d’offres

Se démarquer de ses concurrents n’est pas facultatif pour répondre à un appel d’offres. Cela vous permet de vous différencier et de retenir l’attention d’un acheteur parmi les nombreuses réponses qu'il recevra. 

Comment faire ?

  • En réalisant des documents selon votre identité visuelle, avec un format original.
  • En mettant en avant votre élément différenciateur et vos engagements.
  • En expliquant la valeur de vos prestations, quelles solutions concrètes et à long terme elles apporteront à l’acheteur et à son organisation.

L’offre commerciale idéale comprend donc des retours de précédents clients, des taux de rendement, des études de cas, des références, des expertises, etc. Il faut démontrer que la rédaction de cette propale a nécessité du temps, des compétences et de l’implication.

6. Une proposition commerciale gagnante est structurée et lisible

Ne négligez pas la mise en page et la structure de votre proposition commerciale quand vous souhaitez répondre à un appel d’offres. La première impression est difficile à défaire : il s’agit du principe de primauté. Alors, il vaut mieux qu’elle soit positive ! Faites participer toute votre équipe, même éventuellement vos fournisseurs à l’élaboration de ce document : la somme de vos expertises ne pourra qu’ajouter une vraie plus-value à votre offre.

Le design, une mise en page aérée et claire sont la base d’une offre gagnante. Il est nécessaire de faciliter la lecture et la compréhension de vos documents en les structurant avec des titres et des sous-titres. 

Une astuce pour favoriser la lecture de votre proposition commerciale : incluez un executive summary. Il s’agit d’une synthèse de votre offre située au tout début du document. C’est un avant-goût qui donne envie de poursuivre la lecture, sans vous survendre pour autant. Il fait maximum deux pages et chaque paragraphe résume une partie de votre propale.

Ne faites pas dans le standard : soyez unique et remarquable pour répondre à un appel d’offres ! Placez avant tout le prospect au cœur de votre démarche. Comment répondre à ses besoins et ses problématiques ? Comment lier vos produits et vos prestations à sa demande ? Comment lui démontrer la valeur de votre expertise ? Comment créer un lien de confiance avec l’acheteur ? Voici toutes les questions qui doivent vous guider pour répondre à un appel d’offres

Vous avez peur de mettre un temps fou pour y arriver ? Propizi est là pour vous aider !