À partir de certains seuils, tout organisme public est tenu de publier un appel d’offres qu’il s’agisse de travaux, fournitures ou services à réaliser. Dès lors qu’une mise en concurrence est obligatoire, répondre à un appel d’offres de marché public ne s’improvise pas. Certains éléments de dossier permettent de se différencier du lot et d’augmenter ses chances de remporter l’appel d’offres.

Ces mêmes éléments se retrouvent d’un dossier de réponse à l’autre et pourtant, il est fréquent dans les organisations que les dossiers soient montés de façon artisanale sans capitaliser sur l’existant. Comment optimiser son organisation pour remporter plus d’appels d’offres ? Notre méthodologie pour réduire votre temps de réponse et mettre plus de critères favorables sur votre dossier afin de gagner le marché.

Structurer sa veille pour plus de réactivité aux appels d’offres

Répondre efficacement aux appels d’offres (qu’il s’agisse de marchés publics ou privés) nécessite de respecter certains délais (notamment en matière d’envoi des dossiers de candidature) et donc d’en prendre connaissance suffisamment à l’avance. Grâce à des systèmes de veille et d’alertes, vous pouvez recevoir toutes les informations pertinentes (dossier de consultation, détail de l’appel d’offres, objet, type de procédure, allotissement, etc.) sur votre boite email en provenance de plusieurs canaux ou plateformes d’appels d’offres ou RFP :

  • les Journaux officiels : Le BOAMP (Bulletin Officiel des Annonces des Marchés Publics) et le JOUE (Journal Officiel de l’Union Européenne) ;
  • les plateformes d’appels d’offres publics : e-marchepublics, marchés online, MPF, centrale des marchés, AWS, etc.
  • les sites web des acheteurs (mairies, associations, groupes hospitaliers, groupes scolaires, CCI, collectivités locales, communautés de communes, etc.)  ;
  • et dans une moindre mesure les journaux d’annonces légales et la presse.

Les acheteurs soumettent généralement les demandes sur les grosses plateformes qui vont centraliser les appels d’offres ouverts à la consultation. Avec les bons mots clés et un minimum d’expérience, vous allez recevoir des alertes personnalisées concernant les marchés sur lesquels vous voulez vous positionner.

Structurer sa veille, c’est d’abord être réactif et arriver idéalement au stade du RFI (Request for Information) pour avoir la possibilité de questionner les acheteurs, leur fournir des informations et précisions opérationnelles, et ainsi cadrer leur définition du besoin qui sera exprimée dans le dossier de consultation (principalement le CCTP).

Le pilotage de toutes ces phases d’un projet de réponse, du “go/no-go” jusqu’à la soumission est au coeur du proposal management, terminologie apparue récemment dans l’hexagone.

Cependant, même si vous mettez en place des alertes poussées correspondant à vos marchés et cibles, vous pourrez rapidement vous retrouver submergés par de nombreuses opportunités, plus ou moins qualifiées, pouvant rendre le travail de veille illisible. A cette difficulté s’ajoute celle liée au respect des dates et échéances, à la production de contenu pour vos offres ainsi qu’à la collecte des formulaires (DC1, DC2, DC4, ATTRI, etc.) et justificatifs (Kbis, Attestation d’assurance, etc.), entre autres activités qui peuvent très vite se révéler chronophages.

Les plateformes de veille constituent donc le meilleur moyen pour structurer sa veille, surtout si vous répondez régulièrement aux marchés publics. Ces logiciels, accessibles en mode Saas, vous évitent les tâches récurrentes et chronophages et vous assistent pour :

  • créer des alertes pertinentes avec des mots-clés personnalisés ;
  • recevoir et filtrer des opportunités de marchés publics et RFP.

Ce type d'outil permet ainsi de structurer et organiser la partie haute du funnel de vente, en identifiant des opportunités qualifiées selon les critères que vous déterminez. 

Mettre en place des trames et des modèles

Répondre à un appel d’offres (public ou privé) suit un processus en partie réplicable, avec une structure et des informations clés souvent transposables d’un dossier à l’autre pour gagner en efficacité. Créer une base de modèles et contenus permet d’uniformiser ses réponses à appels d’offres et RFP, et ainsi d’une part de capitaliser sur la rédaction du dossier de candidature et d’autre part d’améliorer le processus de réponse en fonction des dossiers précédents qui ont été sélectionnés.

Cette industrialisation du processus de réponse qui est un des enjeux majeurs du proposal management, constitue l’une des principales raisons d'opter pour un logiciel de réponse à un appel d’offres.

Quelques exemples de trames et modèles qui peuvent être préparés en amont pour répondre à chaque appel d’offres (marché public ou RFP) :

  • Présentation commerciale (présentation de l’entreprise et références) ;
  • Fiches produits (ou services) ;
  • Dossier administratif  de l’entreprise (polices d’assurance, Kbis, etc.) ;
  • Description de l’organisation et de vos méthodologies ; 
  • CV ou profils d’intervenants, etc.

Un logiciel de réponse à appels d’offres qui permet de mettre en place ces modèles, templates et trames de réponses facilite l’effort rédactionnel et fait gagner du temps aux commerciaux, business developers et bid managers. En effet, la recherche d’informations à jour, les erreurs de copier/coller, ou pire encore le rejet d’une candidature pour un motif de forme sont synonymes de perte de temps pour les entreprises, avec un temps passé non facturé, voire même la perte d’opportunités. Un logiciel de proposal management est ainsi un bon moyen d’optimiser son organisation pour remporter plus d’appels d’offres.

Enfin, la mise en place de ces modèles, templates et bases documentaires centralisés via un outil commun permet de déléguer plus facilement une partie de l’activité de réponses à appels d’offres et de faciliter la collaboration, y compris avec des équipes à distance.

Collecter, partager et diffuser la connaissance

Chaque nouvelle opportunité, qu’il s’agisse d’un appel d’offres de type marché public ou RFP, débute par une phase d’analyse, de réflexion et de compréhension des besoins client pour tout d’abord qualifier l’opportunité au regard de votre proposition de valeur, mais aussi structurer votre cadre de réponse et la création de contenu.

Trop souvent, cette phase de création de contenu pertinent en réponse à un besoin n’est pas industrialisée dans les organisations.

Ainsi bon nombre de collaborateurs, qu’il s’agisse d’équipes commerciales ou avant-vente, mais également des experts au sein de bureaux d’études, départements juridiques ou financiers, se retrouvent à devoir créer ou modifier du contenu technique (fiche technique, description de produit), juridique (conditions générales, propriété intellectuelle, assurances, etc.) ou financier (garanties bancaires, plan de trésorerie, etc.) qui aurait pu être (au moins en partie) ré-importé à partir de précédentes offres.

Sur cette étape également, il est possible de gagner en efficacité grâce à un logiciel de proposal management. Cela passe bien souvent par 3 étapes :

  • Collecter le contenu : conserver les données, tableaux et informations générés lors d’une réponse à appel d’offres.
  • Structurer le contenu : organiser les informations et données collectées en fonction du type de réponse commerciale, de la ligne de produit ou business unit concernée et gérer leur date de validité
  • Remobiliser le contenu : permettre à un utilisateur de retrouver facilement le contenu pour l’importer à tout moment sur une nouvelle proposition commerciale.

En effet, l’écueil classique auquel font souvent face les entreprises lorsqu’il s’agit de remobiliser le contenu d’une réponse à appel d’offres précédentes est d’avoir du contenu erroné, des données qui ne sont pas à jour, ou encore une base de donnée non organisée et trop abondante. L’exploitation est complexe et cela explique pourquoi tant de répondants ne capitalisent pas sur l’existant par manque de visibilité.

Simplifier ses processus pour remporter plus d’appels d’offres

Un logiciel de réponse à appels d’offres tel que Propizi permet de simplifier les processus internes grâce notamment à l’automatisation de tâches chronophages ainsi que des circuits de validation. C'est essentiel pour optimiser son organisation et gagner plus d’appels d’offres et RFP.

Challenger ses processus, les clarifier et faire évoluer en fonction des feedbacks que vous recevez au fur et à mesure des offres (gagnées ou perdues) permet de mieux engager et mobiliser les équipes en améliorant la visibilité de l’action de chacun, ainsi que le fond et la forme de vos réponses commerciales. Un logiciel de proposal management permet de structurer et optimiser chaque maillon de la chaîne :

  • Depuis la veille, détection et qualification des appels d’offres ;
  • En passant par la constitution d’une équipe de réponse pour mobiliser les meilleurs experts, ou encore la rédaction du dossier de candidature grâce à un système de gestion de données dynamique ;
  • Pour terminer sur le circuit de validation, le pilotage de l’activité de réponse et suivi des résultats des appels d’offres grâce à une collecte de données dynamiques.

Capitaliser sur l'expérience

Enfin, il est crucial de suivre chaque réponse à appels d’offres, public ou privé, que l’issue ait été positive ou négative.

En effet, il est essentiel de collecter les données relatives aux différentes étapes de la réponse afin d’en extraire des bonnes pratiques et retours d’expérience (lessons learnt) at ainsi répondre à des questions stratégiques :

  • Sur quel(s) segment(s) sommes-nous les plus efficaces ?
  • Nos prix et marges sont-ils adaptés au marché ?
  • Quelle est la performance de mon funnel de vente ?
  • Quel est mon délai moyen de réponse ? Mon taux d’offres rejeté pour des questions de formalisme ? Etc.

Chaque retour d’expérience est utile pour faire évoluer vos pratiques en matière de proposal management, qu’il s’agisse de vos processus, vos contenus et modèles ou encore l’adéquation de votre proposition de valeur aux besoins du marché.

Un logiciel de réponse à appels d’offres tel que Propizi permet ainsi de collecter et vous restituer les données essentielles pour permettre une amélioration continue de vos processus, méthodes, et contenus pour in fine remporter davantage de marchés publics et RFP.