Conseils : améliorez la cohésion de votre Proposal Team

Un pour tous et tous pour un ! 💪 Tel doit être le motto de toute équipe qui se respecte et qui souhaite réussir en atteignant main dans la main ses objectifs. Ainsi, de la même façon que 11 joueurs de football doivent savoir coordonner leur jeu et apprendre à jouer collectif pour avancer doucement mais sûrement vers le but, votre équipe de réponse à appel d'offres doit savoir allier les forces de chacun pour décrocher des contrats publics ou privés. En effet, créer une proposition commerciale en réponse à un marché public est très rarement le fruit d'un travail individuel. Ici, qu'on le veuille ou non, s'associer, communiquer et collaborer avec d'autres personnes est la meilleure façon de rendre des propales pertinentes, dans les délais exigés et différentes de celles des concurrents.


Créer des offres commerciales relève en effet du domaine de la gestion de projet et si certains conseils que nous allons vous donner dans cet article peuvent s'appliquer dans d'autres domaines, d'autres sont spécifiques à la discipline du Proposal Management. Alors, entre trucs, astuces, conseils et outils pour gérer en équipe la préparation et la rédaction de vos propositions, vous ne voudrez en aucun cas manquer de lire la suite si vous souhaitez réellement exceller sur les marchés publics !  😜

Les différents rôles dans une équipe de réponse à appel d'offres

Les fonctions d'une équipe de réponse à appels d'offres varient d'une entreprise à une autre en fonction de sa taille ou de ses ressources à disposition mais également en fonction de la complexité de l'appel d'offres (si vous répondez en freelance à des appels d'offres, vous avez sûrement même plusieurs casquettes 🧢). Bien que les rôles que nous allons définir par la suite ne vont pas exister dans toutes les entreprises qui possèdent des équipes de réponse, ces mêmes rôles sont généralement les plus communs. Ainsi, si vous souhaitez élargir les compétences et segmenter les rôles de votre propre équipe de réponse à l'avenir, servez vous de cette liste comme base : 

•  Le ou la responsable d'offres, aussi appelé " Proposal Manager " : Le Proposal Manager est chargé(e) de coordonner l'ensemble du processus de réponse à l'appel d'offres. Sa mission est de veiller à ce que toutes les tâches soient effectuées dans les délais impartis, de superviser les différents membres de l'équipe et de garantir la qualité globale de la proposition. Le Proposal Manager joue un rôle essentiel dans la cohésion de l'équipe en assurant la communication et la collaboration entre les membres, en résolvant les problèmes éventuels et en s'assurant que tous les éléments sont intégrés de manière cohérente dans la proposition. De même, un Proposal Manager doit rendre des comptes à sa direction en lui apportant des preuves que la stratégie de vente par la biais du canal de la commande publique ou privée est bien rentable pour l'entreprise. 👩‍🏫
  
  

• Le ou la responsable des ventes : Le ou la responsable des ventes est chargé(e) de l'aspect commercial de la réponse à l'appel d'offres. Sa mission est d'identifier les opportunités commerciales, d'évaluer la faisabilité de la réponse et de s'assurer que la proposition commerciale est alignée sur les objectifs de l'entreprise. Cette personne collabore étroitement avec le Proposal Manager pour garantir que les aspects commerciaux sont pris en compte dans la proposition et pour valider la pertinence de la réponse par rapport aux besoins du client.  🤵
  
  

• Le ou la responsable de la qualité : Le ou la responsable de la qualité a pour mission de s'assurer que la proposition répond aux normes de qualité de l'entreprise. Il ou elle veille à ce que la proposition soit cohérente, bien structurée et conforme aux exigences de l'appel d'offres. Cette personne travaille en étroite collaboration avec le rédacteur, le Proposal Manager et les autres membres de l'équipe pour garantir la qualité globale de la proposition et pour corriger les éventuelles erreurs ou incohérences. 🕵️‍♀️
  
  
  
• L'expert(e) Technique : l'expert(e) technique possède une connaissance approfondie du produit ou du service proposé. Sa mission est de rédiger la partie technique de la proposition et de fournir des clarifications techniques aux clients potentiels si nécessaire. Cette personne collabore avec le rédacteur pour s'assurer que les aspects techniques sont correctement intégrés dans la proposition et travaille également avec le responsable des ventes pour valider la pertinence de la solution technique proposée. 👩‍🔧

• Le ou la responsable financier : Cette personne est chargée de l'aspect financier de la proposition. Sa mission est d'évaluer les coûts associés au projet, de déterminer les prix de vente, de préparer les budgets et les prévisions financières. Cette personne travaille en étroite collaboration avec le Proposal Manager, le responsable des ventes et les autres membres de l'équipe pour s'assurer que les aspects financiers sont intégrés de manière appropriée dans la proposition et pour garantir que la proposition est viable économiquement. 🧑‍💻
  
  
  
• La rédactrice / le rédacteur d'offres : Cette personne est responsable de la rédaction de la proposition elle-même. Sa mission est de structurer la proposition de manière claire, convaincante et cohérente (cf : notre article sur la structuration du plan d'une propale), en veillant à ce qu'elle réponde à toutes les exigences de l'appel d'offres. Cette personne travaille en étroite collaboration avec le Proposal Manager, l'expert technique, le responsable de la qualité et les autres membres de l'équipe pour collecter les informations nécessaires et les intégrer de manière adéquate dans la proposition. ✍️
  
  
  
• Un(e) graphiste : Le ou la graphiste est responsable de la conception graphique de la proposition. Bien que son rôle soit secondaire en comparaison à la prérogative principale de créer une offre dont le fond est excellent, sa mission est de rendre la proposition visuellement attrayante, en utilisant des éléments graphiques appropriés et en respectant la charte graphique du client. Cette personne collabore avec le rédacteur et le responsable de la qualité pour s'assurer que la proposition est esthétiquement cohérente et qu'elle renforce l'impact global de la proposition. 🖍️

L'importance de posséder une bonne cohésion dans votre équipe de réponse

Comme vous avez pu le voir dans la partie précédente, Les aspects collectifs concernés par projet de création de propales en réponse à un marché public, appel d'offres ou RFP sont à la fois opérationnels et managériaux. Dans une équipe qui réussit, la cohésion est un facteur clé qui permettra à ses membres de proposer des offres plus efficaces, plus rapidement et ce, de manière plus fluide. En effet, une équipe de réponse où la communication est naturelle, où le ou le Proposal Manager garde  le contrôle sur son équipe et où les processus sont déterminés et acceptés par tous, va augmenter ses probabilités de succès. Au contraire, les risques de ne pas développer cette démarche de cohésion dans l'équipe de réponse sont : 

• Des pertes de temps et d'efficacité ⌛
  
  
• Un déclin de la productivité 📉
  
  
• Du stress qui génèrent des tensions 😩
  
  
• Un management et une communication instables 😮
  
  
• Une qualité moindre des propales 😒
  
  
• Des retards dans la remise des offres ⏱️
  
  
• Un investissement à perte in-fine ❌
  
  
• etc.
  
  

De ce fait, si le proposal manager doit bien évidemment travailler sur des démarches de Teambuilding pour resserrer les liens dans l'équipe de réponse et faciliter la collaboration entre les membres, vous pouvez d'ores et déjà mettre en place les conseils que nous allons vous donner par la suite. De même, adopter un logiciel de Proposal Management comme Propizi apportera tout ce qu'il faut à vos équipes vous gérer sereinement leurs prochains projets de réponse à appel d'offres.

Nos conseils pour améliorer la cohésion dans votre équipe de réponse

➡️ Voici les conseils de Propizi à appliquer dès aujourd'hui pour que votre équipe exploite son plein potentiel à court et moyen termes : 

Conseil n°1 : établissez des objectifs clairs en équipe

Établir des objectifs clairs est essentiel pour améliorer la cohésion au sein d'une équipe de réponse à appel d'offres. Lorsqu'il y a une compréhension commune des objectifs du projet, cela permet aux membres de l'équipe de travailler dans la même direction et de concentrer leurs efforts sur les résultats attendus. Lorsque les objectifs sont clairs, tous les membres de l'équipe comprennent mieux ce qui est attendu d'eux et peuvent aligner leurs actions en conséquence. Cela favorise la collaboration, la coordination et la prise de décision efficace au sein de l'équipe. De plus, des objectifs clairs et concis permettent de mesurer les progrès réalisés et de maintenir la motivation tout au long du processus de réponse à l'appel d'offres. Suivez tout simplement ces quelques étapes : 

• Définissez des objectifs spécifiques en mode "SMART" : Les objectifs doivent être précis et concrets. Par exemple, plutôt que de dire "produire une proposition compétitive", spécifiez des critères tels que "obtenir un score minimal de X dans chaque section de l'appel d'offres" ou "proposer un prix inférieur à Y".
  
  
  
• Priorisez les objectifs : Il peut y avoir plusieurs objectifs à atteindre dans une proposition d'appel d'offres. Il est important de hiérarchiser ces objectifs afin que l'équipe sache sur quoi concentrer ses efforts en cas de contraintes de temps ou de ressources.
  
  
  
• Communiquez les objectifs de façon claire à tous les membres : Assurez vous que tous les membres de l'équipe comprennent les objectifs de la proposition. Organisez des réunions ou des sessions de briefing dédiées pour expliquer les attentes et clarifier les objectifs à atteindre. Utilisez des supports visuels ou des documents écrits pour rendre les objectifs facilement accessibles et consultables.
  
  
  
• Impliquez l'équipe dans la définition des objectifs : le Proposal Manager doit favoriser la participation active de tous les membres de l'équipe dans le processus de définition des objectifs. Leur contribution peut apporter des perspectives différentes et permettre de créer un sentiment d'appartenance dans l'équipe et d'engagement envers les objectifs fixés.
  
  
• Évaluez régulièrement les objectifs : Tenez compte des réalités changeantes du projet et évaluez régulièrement si les objectifs initialement définis sont toujours pertinents et réalisables. Si nécessaire, ajustez les pour tenir compte des nouvelles informations ou des contraintes émergentes. 

Conseil n°2 : encouragez une communication et la collaboration ouverte 

La communication ouverte est un aspect crucial pour améliorer la cohésion dans une équipe de réponse à appel d'offres. Une communication transparente et efficace favorise une meilleure collaboration, permet la résolution rapide des problèmes et renforce la confiance entre les membres de l'équipe : on partage les connaissances, on stimule la communication à 2 directions, on travaille l'écoute active, on utilise les bons canaux et on gère les conflits de manière constructive. 💡

Conseil n°3 : Apprenez constamment de vos expériences de réponses précédentes

Après qu'une offre précise ait été évalué par l'acheteur public, vous pouvez demander à ce dernier d'accéder à la grille de notation et de comprendre les raisons de son éviction dans le cas où cette même offre ait été rejetée. Cela vous permettra de vous poser en équipe et de mettre en avant les forces et les faiblesses de votre offre, d'identifier des tendances récurrentes à travers vos offres et savoir ce qu'il vous faudra changer et améliorer dans vos prochaines offres. Pour cela, vous pouvez suivre la méthodologie suivante : 

• Après chaque projet d'appel d'offres, le Proposal Manager peut organiser une réunion d'équipe dédiée à l'évaluation et à la rétrospective. Invitez tous les membres de l'équipe à partager leurs observations et leurs réflexions sur le processus de réponse à l'appel d'offres. Identifiez les points forts et les réussites du projet, tels que les sections de la proposition qui ont été particulièrement convaincantes ou les stratégies qui ont conduit à un avantage concurrentiel. Etudiez surtout les retours de l'acheteur comme dit précédemment !
  
  
  
• De même, discutez des aspects qui pourraient être améliorés. Identifiez les défis rencontrés, les erreurs commises ou les opportunités manquées. Analysez les causes sous-jacentes de votre échec et proposez des idées pour les prévenir à l'avenir. Par exemple, il peut s'agir de mieux gérer le temps, d'améliorer la coordination entre les différentes parties de l'équipe ou de renforcer certaines compétences techniques.
  
  
  
• Une fois les leçons tirées, assurez vous de les documenter pour les projets futurs. Créez une base de connaissances interne ou un document récapitulatif qui répertorie les bonnes pratiques, les stratégies efficaces et les recommandations issues de l'expérience accumulée par l'équipe. Cette base de connaissances pourra être consultée et mise à jour régulièrement, afin de capitaliser sur les apprentissages passés et d'améliorer continuellement les performances de l'équipe.

Conseil n°4 : Travaillez sur une chaîne d'information fluide 

C'est bien connu, une information qui circule au sein d'un groupe, si l'on ne la contrôle pas, va perdre de la valeur. Au sein d'une équipe de gestion de projet de réponse à appel d'offres, c'est la même chose. Il est nécessaire d'établir des processus de passation de l'information transparents, clairs, fluides où tout le monde à l'accès aux données en temps réel. C'est d'autant plus essentiel, bien qu'il existe un chargé de qualité chargé de vérifier cela, qu'il faut créer une proposition cohérente de bout en bout pour répondre à l'avis de marché et au besoin de l'acheteur. Un seule information vous manque et tout peut partir en cacahuète ! 🥜

L'intérêt d'utiliser le logiciel de Proposal Management de Propizi pour la cohésion

➡️ Le logiciel de Proposal Management de Propizi est une solution conçue par des experts en la matière pour les équipes de réponse à appel d'offres comme la vôtre. Par expérience, nous connaissons les besoins, les frustrations et les motivations des "Proposal Teams" et c'est notamment autour de ces prérogatives que nous avons construit notre outil : 

1. Un outil de communication efficace

Envoyez des mails à vos équipes et communiquez en temps réel

Le logiciel de Proposal Management de Propizi facilite la communication et la collaboration au sein de votre équipe de réponse à appel d'offres. Il offre des fonctionnalités de messagerie intégrées, permettant aux membres de l'équipe de communiquer rapidement et efficacement. Les discussions peuvent être organisées par projet, par section ou par tâche, garantissant ainsi une communication claire et ciblée. En utilisant cet outil, vous pouvez également collaborer en temps réel sur les documents et les commentaires, ce qui améliore la cohésion de l'équipe et évite les erreurs de communication. Egalement, Propizi est totalement adapté au travail à distance ! 💻

2. Des workflows pour des processus plus fluides

Propizi propose des workflows prédéfinis pour les différentes étapes du processus de réponse à appel d'offres. Ces workflows vous guident tout au long du processus, en vous indiquant les tâches à effectuer et à valider, les délais à respecter et les responsables de chaque étape. Cela permet de répartir les tâches et d'organiser efficacement le travail tout en assurant une progression fluide du projet. En ayant des processus clairs et bien définis, chaque membre de l'équipe sait exactement ce qu'il doit faire, ce qui favorise la cohésion et la collaboration harmonieuse. 💪

3. Un outil pour le management des équipes de réponse

Le logiciel de Proposal Management de Propizi offre des fonctionnalités spécifiques pour le management des équipes de réponse à appel d'offres. Il permet de créer des profils d'utilisateurs, d'attribuer des rôles et des responsabilités à chaque membre de l'équipe, et de suivre l'avancement des tâches et des projets. Grâce à ces fonctionnalités, les responsables peuvent gérer et superviser efficacement les activités de l'équipe, favorisant ainsi une meilleure coordination et une cohésion globale. De la même façon, la fonctionnalité de reporting (cf : point 5) permet aux responsables d'offres de créer des rapports à soumettre à leur direction. 👮

4. Une centralisation des données et un accès en temps réel 

Un accès rapide, facile et centralisé aux informations essentielles des propositions

Propizi centralise toutes les données liées à votre processus de réponse à appel d'offres dans un seul endroit. Cela permet à chaque membre de l'équipe d'accéder facilement aux informations dont il a besoin, que ce soit les documents, les ressources, les contacts ou les historiques. L'accès en temps réel aux informations garantit que tout le monde dispose des dernières mises à jour et peut travailler sur la version la plus récente des documents. Cette centralisation des données et cet accès en temps réel favorisent la cohésion en évitant les silos d'information et en permettant à l'équipe de travailler de manière synchronisée. 😜

5. Une fonctionnalité de Reporting pour accompagner vos réunions

Quelques exemples de données du tableau de bord de Propizi

Propizi offre des fonctionnalités de Reporting et datas qui vous aident à préparer et à animer vos réunions d'équipe. Vous pouvez visualiser diverses données depuis le tableau de bord de votre compte société concernant l'avancement des projets, les performances individuelles, les délais respectés, les données financières de vos propositions etc. Ces rapports vous permettent d'avoir une vision globale de l'état des projets et de faciliter la prise de décision. En fournissant des données claires et concises, le logiciel de Proposal Management de Propizi favorise une compréhension commune des objectifs et des résultats attendus. 🥅

Conclusion

A travers cet article, nous espérons vous avoir démontré tout l'intérêt de posséder une bonne cohésion au sein de votre équipe de réponse. En effet, ses avantages en sont particulièrement nombreux. De la même manière, en suivant nos conseils, vous solidifierez la productivité de votre équipe, la pertinence de vos offre et augmenterez vos probabilités de réussite. Cependant, c'est aussi en adoptant notre solution de Proposal Management que la motivation de votre équipe et vos résultats monteront en flèche. Alors, n'attendez plus, découvrez notre logiciel et demandez une démo dès maintenant !