Gestion d'appel d'offres : quelles étapes faut-il suivre ?

➡️ La gestion d'appel d'offres, qu'on peut associer simplement à la gestion des offres (Proposal Management pour les intimes) est une discipline qui s'est particulièrement développée en France depuis quelques années. En effet, se lancer dans une procédure de sélection / d'attribution sur un marché public et remporter un appel d'offres est devenu un levier business qui se différencie par son fort potentiel de rentabilité. Bien qu'il ne s'agisse pas du plus simple d'accès, créer et gérer une proposition commerciale pour répondre à un marché public / un appel d'offres reste une tâche à la portée de chaque entreprise, peu importe sa taille, son budget ou encore l'expérience et le niveau d'information qu'elle possède à ses débuts dans la commande publique. 😉


Dans cet article, nous allons vous détailler plus en profondeur la façon dont vous pouvez gérer de la meilleure façon vos offres en réponse  à un marché public / appel d'offres ou encore les étapes à suivre pour planifier, préparer et rédiger votre dossier de réponse si vous avez pour objectif de gagner de nouveaux contrats. Ici, nous ne parlerons pas du processus de veille / recherche des appels d'offres, notre article sur le sujet le fait déjà très bien ! 🔎

Comment gérer un appel d'offres ? : 5 étapes pour répondre de manière efficace

1. Analysez les exigence de l'acheteur pour une bonne gestion des appels d'offres : 

Premièrement, la publication des avis d'appels d'offres en ligne et des documents du marché public (sur des plateformes comme PLACE ou que vous pouvez trouver beaucoup plus facilement dans notre outil de veille) vous permettra de comprendre les besoins du client et ses attentes pour adapter votre offre et votre solution finale. Nous pouvons notamment vous aider dans votre gestion des appels d'offres en vous proposant un service d'accompagnement dans l'analyse des marchés publics auxquels vous souhaitez répondre. 


En effet, comprendre les attentes de l'appel d'offres pour créer une solution adaptée est une tâche qui, certes prend du temps, mais qui est nécessaire pour vous différencier de la concurrence. C'est ainsi que vous pourrez gagner le cœur de l'entreprise privée ou de l'acheteur public ayant lancé le marché public de fourniture, de service ou de travaux. C'est en analysant les documents du DCE de l'appel d'offres en question comme le Règlement de Consultation que vous comprendrez ce que le pouvoir adjudicateur attend réellement et précisément de vous. 💡

2. Préparez votre candidature : 

Ensuite, pour une excellente gestion des appels d'offres, vous devez rassembler toutes les informations nécessaires pour élaborer une stratégie claire pour répondre aux besoins du client ainsi qu'une proposition complète et précise. Suite à votre veille de marché,  téléchargez et complétez votre part du Dossier de Consultation des Entreprises, ou DCE (le DCE est composé du DC1 et du DC2, qui sont les deux documents de candidature, ainsi que de l'Acte d'Engagement et du DC4), afin d'espérer accéder à la procédure de mise en concurrence. Un logiciel comme Propizi vous aide notamment à réduire le temps de rédaction de ces documents de candidature grâce à des formulaires automatisés. De même, Propizi vous permet de trouver les opportunités de marché qui vous correspondent et de télécharger les DCE associés directement depuis son interface. 💾

3. Rassemblez les ressources nécessaires :

Une bonne gestion d'appel d'offres passe aussi par le fait d'identifier les ressources internes et externes nécessaires pour exécuter le projet proposé tout en mobilisant  les équipes, les compétences et les partenaires pertinents pour assurer la réalisation du projet. 💪

4. Préparez la documentation requise et rédigez votre réponse / solution au besoin de l'acheteur :

Une offre créée pour répondre à un marché public requiert de structurer et de rassembler diverses informations au sein de plusieurs sections. Pensez à la façon dont vous allez articulez ces informations d'une manière à faire comprendre à l'acheteur que vous avez réellement pris en compte son besoin et que votre entreprise est la meilleure pour y répondre. 🤝


S'il peut être difficile d'être concis et de présenter uniquement les informations qui intéressent le client, vous pouvez suivre nos conseils dans des articles sur des sujets comme la constitution du plan de votre offre, d'un mémoire technique, de l'offre financière, ou sur l'utilisation du storytelling dans vos propositions. Enfin, veillez à remettre la propale avant la date limite ! Effectivement, un logiciel de gestion d'appel d'offres / marché public comme Propizi vous aide à réaliser un suivi de la progression de votre travail et de gagner du temps pour remettre en temps et en heure vos offres au client.

Pourquoi adopter un logiciel de Proposal Management pour sa gestion des appels d'offres ? 

👉 En plus de suivre nos conseils de gestion d'appel d'offres, adoptez un logiciel de Proposal Management comme Propizi pour votre entreprise ! Réalisez une demande de démo de notre logiciel de gestion d'appel d'offres et bénéficiez de fonctionnalités diverses comme : la gestion des documents, une bibliothèque de contenu, une base de connaissances en mode Knowledge Management, des outils de collaboration internes etc...