Quelques conseils pour éviter le rejet de vos propales

➡️ Répondre à un appel d'offres réserve parfois son lot de surprises aux entreprises qui ne s'y préparent pas assez bien. Par exemple, une offre, une fois remise, est passée au crible pour déterminer sa recevabilité. C'est ainsi qu'une offre mal réalisée peut être jugée comme étant une offre inappropriée, une offre irrégulière ou une offre inacceptable. Mais avant de vous expliquer à quoi font référence ces termes et aussi comment éviter de vous retrouver dans de tels cas de figure, laissez nous commencer par une mise en situation qui peut vous être familière (ou non) : 

"Ça y est ! 🥳Vous en êtes certain, ce fameux appel d'offres auquel vous avez répondu va épater votre prospect compte tenu de sa qualité et du nombre ressources que vous y avez investis. Vous et vôtre équipe vous êtes donnés à fond pour satisfaire les besoins de votre prospect en proposant une offre technique et financière digne de ce nom. Vous déposez fièrement votre offre auprès du client en espérant remporter ce contrat tant attendu et là ... Douche froide ! 😨 On vous annonce à travers une lettre de rejet que votre offre ne peut pas être acceptée pour cause d'irrégularité."

Beaucoup d'entreprises qui font face à ce genre de situation peuvent mal prendre ce rejet parfois sec de la part de l'acheteur et se frustrent face à la non-conformité de la proposition. Cependant voilà, à vouloir se concentrer uniquement sur le fond de la proposition, il arrive souvent d'en oublier les bases de la forme : dans les documents du marché, l'acheteur public veille à ce que les critères de recevabilité d'une offre soient explicites pour éviter de recevoir des offres inappropriées, des offres irrégulières ou des offres inacceptables, qu'il devra par conséquent rejeter. En effet, par respect au principe d'égalité de la commande publique et selon le principe d'éviction des marchés publics, il est de son devoir de rejeter une proposition si celle-ci ne respecte pas ces critères.  ❌

Offres inappropriées, offres inacceptables et offres irrégulières : définitions

Qu'est-ce qu'une offre inappropriée selon le code de la commande publique ? 1️⃣

Le code de la commande publique et la DAJ (direction des Affaires Juridiques) mettent en évidence le fait qu'une offre inappropriée est une offre qui ne possède pas de rapport direct avec le marché public en question. En effet, il arrive que des candidats ne passent pas assez de temps à comprendre et à cerner le besoin de l'acheteur public et passent totalement à côté du réel besoin. Une offre inappropriée n'est pas en mesure de répondre au marché public et est donc jugée comme étant une offre irrecevable. 🧐

Que dit le code de la commande publique concernant les offres inacceptables ? 2️⃣

Les offres inacceptables, selon la DAJ, sont des offres dont le prix proposé dépasse largement le montant estimé par l'acheteur avant même qu'il aie lancé la consultation. En effet, ce dernier possède un certain budget qu'il a composé en amont de la procédure de passation. Proposer un prix  bien au delà du montant qu'il aura attribué au marché dans les documents de la consultation est donc ainsi une raison valable pour rejeter une offre selon les règles de la commande publique. Il existe également un cas opposé à ce dernier, où une offre dont le prix global ou associé à une prestation semble trop bas et où l'acheteur questionne la véracité des prix : on parle d'une offre anormalement basse. 😌

Comment la DAJ (Direction des Affaires Juridiques) définit elle une offre irrégulière ? 3️⃣

Les offres irrégulières sont des offres qui ne respectent pas le cadre légal autour de la consultation et / ou les exigences du marché. C'est par exemple cas lorsque le candidat ne joint pas un document essentiel demandé par l'acheteur, qu'il ne respecte pas les règles relatives à la sous-traitance, à la fiscalité, aux conditions de travail ou qu'il ne produit pas de documents justificatifs obligatoires pour certains aspects de la réponse. Il ne s'agit que de quelques exemples parmi beaucoup d'autres. De la même manière, une offre incomplète peut aussi être rejetée pour irrégularité.

Comme vous pouvez le remarquer, il existe différents motifs de rejet d'une offre sur les marchés publics : 

• Une réponse que l'on pourrait qualifier de "hors sujet" ( offre inappropriée ) ❌
  
  
• Des prix proposés trop élevés ou anormalement bas ( offre inacceptable ) ❌
  
  
• Une réponse incomplète ou un non respect du cadre législatif et des exigences techniques du marché ( offre irrégulière ) ❌
  
  

De ce fait, répondre efficacement à un appel d'offres demande également de vérifier que sa proposition soit conforme aux règles du marché et aux exigences techniques et financières de l'acheteur. Passer l'examen de recevabilité est une étape nécessaire pour permettre à son offre commerciale d'être analysée, d'être classée au regard des offres concurrentes et donc de rester dans le processus de sélection. Dans certains cas, recevoir des notifications de rejet pour des offres irrégulières est inévitable compte tenu du nombre de critères à respecter. Cependant, il est totalement possible (voire nécessaire) d'éviter de soumettre des offres inappropriées et des offres inacceptables du point de vue des pouvoirs publics. 👍

Les voies et les délais de recours pour contester une offre irrégulière, inacceptable ou inappropriée

Si vous vous retrouvez vous même dans ce genre de situation à l'avenir, pas de panique ! Dans certains cas (que l'on vous énonce dans cette partie), l'acheteur donne aux candidats l'opportunité de corriger leurs erreurs pour proposer une offre conforme et réintégrer le processus de sélection. Effectivement, le code de la commande publique apporte quelques précisions en ce qui concerne la possibilité pour le candidat de régulariser son offre. Cette possibilité va cependant dépendre du type de procédure de passation utilisé dans le cadre du marché public : 

• Tout d'abord, si le marché est passé grâce à une procédure d'appel d'offres ou en procédure adaptée sans négociation,  les offres inappropriées, les offres irrégulières et les offres inacceptables sont en principe éliminées, à quelques exceptions près.
  
  

➡️ Dans ce cas, alors qu'il n'est pas possible de revenir sur une offre inappropriée ou une offre inacceptable, il est possible en revanche de mettre en conformité une offre irrégulière mais ce, à deux conditions :

• • La première : l'offre n'est pas anormalement basse 1️⃣
    
    
  • La deuxième : la régularisation ne doit surtout pas modifier les aspects majeurs de la proposition 2️⃣
    
    

Cela permet de ne pas entraver le principe d'égalité des marchés publics. Malgré tout, l'acheteur peut choisir ou non d'avoir recours à cette faculté ou non. Pour se montrer équitable, Si l'acheteur décide de le demander pour un candidat,  il doit aussi autoriser tous les autres à régulariser leur offre en cas de besoin. Une offre irrégulière autorisée à être remise en conformité doit l'être dans des délais raisonnables et égaux pour tous. Dans ce cas,  c'est à l'acheteur public qu'incombe la responsabilité de signaler les éléments devant être modifiés aux candidats.  ✏️

• Ensuite, pour toutes les autres procédures de passation de marchés publics, les offres inappropriées sont également directement évincées de la consultation. Cependant, le choix de permettre aux candidats de modifier des offres irrégulières et des offres inacceptables peut également être autorisé par l'acheteur. Or, c'est durant une phase de dialogue ou de négociation que se fera la régularisation des propositions.
  
  

➡️ De la même façon, les offres modifiées doivent respecter les mêmes conditions citées précédemment. Si l'acheteur public et l'opérateur économique n'arrivent pas à trouver un consensus lors du dialogue ou de la négociation pour régulariser l'offre inacceptable / l'offre irrégulière, celle-ci sera automatiquement éliminée du processus de passation.

Qu'est-ce qu'un appel d'offres infructueux ?

Selon le code de la commande publique, un appel d'offres infructueux peut être déclaré par l'acheteur public lorsqu'aucune candidature / offre n'a été remise dans le cadre d'une procédure de marché public ou lorsqu'il n'a reçu que des offres irrégulières, des offres inappropriées ou des offres inacceptables. Dans de telles situations, le pouvoir adjudicateur (l'acheteur) peut décider de mettre un terme au marché en rendant son appel d'offres infructueux à travers une déclaration d'infructuosité. S'il le souhaite, il peut par la suite effectuer une relance de cet appel d'offres infructueux en espérant recevoir des offres régulières qui répondront mieux à son besoin.

Nos conseils pour éviter le rejet de vos offres commerciales pour non-conformité

Bien qu'une offre non recevable peut souvent être sauvée grâce aux dispositions énoncées par la commande publique et la DAJ, on peut bien évidemment prendre des mesures préventives pour s'éviter le stress des notifications d'offres inappropriées, d'offres irrégulières ou d'offres inacceptables. De plus, en arriver à devoir régulariser une offre n'envoie absolument pas le bon message à votre prospect et ne vous permet pas de développer une relation commerciale sur de bonnes bases. Bien que des erreurs d'inattention ou un manque de connaissance de la législation autour du marché peuvent facilement advenir, certaines fautes peuvent être évitées lors des étapes d'analyse, de préparation et de rédaction de vos propositions. Suivez donc ces quelques conseils pour vous éviter de nombreux tracas au moment de la remise de votre offre 💡  : 

• Tout d'abord, commencez par le commencement : pour éviter de créer une offre hors sujet qui ne cible absolument pas le besoin de l'acheteur, nous vous conseillons de bien prendre le temps de lire et d'analyser les documents du marché. Rappelez vous qu'une réponse à un appel d'offres ne part pas de ce que vous proposez en termes de produits et de services, sinon du besoin client. Vouloir trop mettre en valeur son offre au profit d'une solution adaptée et ciblée vous fait courir le risque de ne pas répondre à ce besoin voire de passer complètement à côté de ce qui vous est demandé.
  
  
  
• Le secret d'une réponse conforme est l'organisation : des processus en amont et en aval de la réponse peuvent être instaurés pour s'assurer que l'on répond exactement aux exigences techniques, financières et légales de l'acheteur et du marché. Après avoir lu et compris les documents du marché, faites un listing 📝 :
  
  
  
  • des exigences administratives et financières du marché: la date limite de dépôt de l'offre, le format de dépôt (par voie physique ou par voie électronique) et des documents (PDF, .xml, etc.), le budget alloué au marché ou au lot par l'acheteur.
    
    
  • des documents à remplir et à fournir dans l'offre finale avec les signatures et le nombre d'exemplaire demandés si nécessaire.
    
    
  • des informations techniques et légales autour du marché et de la remise de l'offre : en tant que professionnels de votre domaine, le fait de répondre à un appel d'offres implique que vous connaissez ces informations. Si vous n'êtes pas suffisamment informé sur les aspects légaux du marché ou s'ils évoluent régulièrement, faites une veille de marché ou faites vous accompagner par un expert juridique.
    
    
  • des aspects de votre réponse qui demanderont des documents justificatifs : des certifications, des références, des preuves qui démontrent votre respect du cadre légale de la consultation comme des documents d'employabilités ou des pièces fiscales par exemple.
    
    
    
• Par la suite, rédigez votre offre conformément à ces points et servez vous des documents fournis par l'acheteur public dans le Dossier de Consultation des entreprises comme grille de référence :  vous pouvez éventuellement imprimer une copie des documents (ou télécharger une copie pour réduire votre consommation de papier !) en les annotant au fur et à mesure que vous évaluez vous-même la recevabilité de votre offre. Passez en revue les différentes exigences de l'acheteur et du marché et faites vous relire par un tiers ou un expert juridique en interne ou en externe une nouvelle fois. 📖
  
  
  

• Si le montant total des prestations que vous proposez  (cf. notre article sur le BPU, le DQE et la DGPG) est en dessous ou en deçà du montant alloué au marché par l'acheteur public, tentez de justifier tant bien que mal ce choix. Essayez tout de même de vous rapprocher au maximum de ce montant pour arranger l'acheteur. Votre offre financière ne doit pas posséder d'anomalies majeures et il convient de refaire plusieurs fois les calculs pour éviter que votre offre soit jugée comme étant inacceptable.
  
  
  

Conclusion

Si recevoir une notification de rejet pour offre inappropriée, offre inacceptable ou offre irrégulière peu en déstabiliser plus d'un, le code de la commande publique et la DAJ permettent tout de même aux entreprises de se corriger dans certains cas. Cependant, comme il vaut mieux prévenir que guérir, vous pouvez d'ores et déjà éviter de vous retrouver dans de telles situations en instaurant des processus d'analyse et d'autoévaluation efficaces durant les phases de préparation, de rédaction et également avant la remise de vos offres.

Même s'il ne s'agit pas de travailler le fond et la qualité de vos propositions, présenter des offres régulières, appropriées et acceptables à vos prospects constitue la base d'une démarche de réponse efficace. En suivant nos conseils, vous minimiserez les probabilités de rejet de vos propositions commerciales en augmentant au contraire leurs chances d'être jugées comme étant recevables. De la même manière, en étant accompagnés par nos experts, vous aurez la possibilité de créer des propositions à la fois conforme et qualitatives, à créer des processus de vérification fluides et à gagner en expérience sur dans la gestion administrative de vos offres. 😀