Variantes d'une offre : créez des propositions uniques

➡️ Dans un marché public et dans la théorie, la réponse au besoin de l'acheteur est particulièrement encadrée afin de respecter un cadre précis ainsi que les grands principes fondamentaux de la commande publique. Cependant, il est évident, dans la pratique, qu'il n'existe pas une seule et unique manière de répondre à un même besoin : la meilleure chose à faire pour cela est parfois de présenter une offre technique et/ou financière qui va sortir du cadre traditionnel mais qui va tout de même apporter une solution innovante, concrète et viable à la problématique de l'acheteur. On parle ici de "variante".

Les pouvoirs publics se rendent de plus en plus compte de la nécessité d'inciter les acheteurs publics à autoriser la réception de solutions alternatives à leur besoins. Cependant, il s'agit d'une pratique encore trop peu utilisée par les acheteurs, malgré ses multiples avantages à la fois pour eux et pour les entreprises : flexibilité, créativité, distinction de la concurrence, innovation etc. Nombreuses sont les raisons qui peuvent pousser les acheteurs publics à autoriser les variantes. C'est notamment ce qu'explique la Direction des Achats de l'Etat (DAE) dans un guide de Décembre 2020 : "Oser les variantes dans les marchés publics". 📚

Dans cet article, nous répondrons à toutes les questions que peuvent se poser les entreprises concernant la possibilité de proposer des variantes en réponse à un marché public : qu'est-ce qu'une variante ? Quels sont ses avantages ? Comment proposer une variante et comment s'y prendre ? Restez connectés pour en savoir plus !  😉

Qu'est-ce qu'une variante dans un marché public ?

La définition d'une variante

➡️ La notion de variante peut être définie comme étant "une modification des spécifications prévues dans les documents de la consultation et constituant une solution de base". Comme nous l'avons mentionné ci-dessus, il s'agit d'une solution alternative dont la performance et la viabilité sont égales voire supérieures à la solution qui est décrite par l'acheteur dans les documents du marché. Les variantes sont particulièrement encadrées et peuvent être soit à l'initiative du candidat (dès lors qu'elles sont autorisées), soit exigées par l'acheteur public (et donc de fait obligatoires). C'est dans le Règlement de Consultation qu'il est possible de vérifier l'autorisation ou non par l'acheteur de proposer ce type de solution. Les variantes peuvent être soit : 

• des variantes techniques  👷 : 

Il s'agit d'une modifications des termes et spécifications d'un point de vue technique décrit dans le Cahier des Clauses Techniques Particulières (CCTP). Il peut s'agir de proposer une solution technique complètement différentes ou des procédés d'exécution du marché qui varient de ceux énoncés par l'acheteur publics

• des variantes financières  🪙 : 
  
  

Il peut s'agir de modifications concernant le délai de paiement des prestation, le versement d'une avance, le planning d'échéance des paiements, le mode de paiement ou encore une modification substantielle du prix.

• des variantes socio environnementales 🌱  : 

Compte tenu des enjeux actuels, ce genre de variantes peut être autorisée afin de promouvoir le développement durable dans les achats publics et d'encourager les entreprises à proposer des solutions innovantes et performantes.

• des variantes administratives  📝 : 
  
  

Les modifications de ce type de variantes touchent aux dispositions administratives et juridiques du Cahier des Clauses Administratives Particulières (CCAP) comme l'admission des prestations ou les modalités de réception de travaux par exemple. 

Il incombe à l'acheteur, dans le respect des règles du code de la commande publique, d'indiquer de manière claire s'il autorise, impose ou interdit la proposition de variantes dans le cadre de la passation d'un marché public. Ces variantes sont généralement interdites dans les procédures formalisées et autorisées dans les procédures adaptées (dans les deux cas, il peut exister des mentions contraires dans les avis de marché).

Pourquoi proposer une variante et sur quels points faut il être vigilant ?

Les avantages de proposer une variante pour les entreprises 

La possibilité de proposer des variantes pour compléter une offre de base est une opportunité pour les opérateurs économiques de faire valoir leur expertise. En conséquence, cela permet aux entreprises notamment les PME innovantes, d'accéder à la commande publique et favorise l'intégration de l'innovation dans l'achat public de manière plus générale. 😀

Quels sont les risques associés à la proposition d'une variante dans un marché public ?

Bien évidemment, en proposant une solution qui diffère plus ou moins de celle écrite par l'acheteur dans les documents du marché public, une entreprise se soumet au risque de voir sa variante rejetée : mais ne vous méprenez pas, prendre des risques peut être apprécié par votre client tant qu'ils restent mesurés, contrôlés et qu'ils sont susceptibles de créer une valeur plus importante.  😉


Dans certains cas, la présentation d'une variante peut représenter un certain investissement (de nouveaux équipements, le développement de nouvelles compétences etc.). Cependant, cela montrera au client l'intérêt que vous possédez pour sa problématique. Enfin, il est nécessaire de bien préparer sa variante en vérifiant sa faisabilité et en anticipant son efficacité et ses coûts sous peine de proposer une solution qui ne tiendra pas ses promesses.

Comment proposer une variante dans un marché public ?

Quelles sont les règles à respecter pour proposer une variante ?

En tant qu'entreprise, le fait de proposer une solution alternative en réponse au besoin de l'acheteur demande de respecter des règles et des exigences spécifiques.  Premièrement, il est nécessaire que celle-ci respecte les exigences minimales du cahier des charges et qu'elle remplisse les mêmes fonctions que la solution proposée à l'origine par l'acheteur public. Dans un second temps, il est évident que proposer une variante demande de réfléchir à la faisabilité technique et financière de cette dernière. Enfin, il est capital de ne pas faire perdre de temps à l'acheteur en augmentant sa charge de travail à travers le processus d'évaluation des offres. 🔎

Attention ⚠️ ! Peu importe le type et la portée de la variante, celle-ci ne doit jamais : 

• être en conflit avec les normes de l'ordre public 😉
  
  
• enfreindre une disposition légale obligatoire ⚖️
  
  
• modifier significativement l'objet du marché 😀
  
  
• remettre en question les exigences minimales fixées par l'acheteur, les conditions de départ de la mise en concurrence et les principes fondamentaux de la commande publique 🧐
  
  
• combler une lacune ou une mauvaise définition des besoins. 😌
  
  
  

Des conseils pour préparer et présenter une variante efficace 

• Analysez les besoins de l'acheteur ainsi que la solution à laquelle il souhaite recourir : identifiez les faiblesses, les menaces et les risques liées à celle-ci et justifiez au maximum la nécessité d'avoir recours à une variante sur des aspects spécifiques de la solution décrite. 📝
  
  
• Il faut pouvoir présenter clairement et simplement les avantages concrets de la variante choisie en exprimant à l'acheteur la valeur ajoutée que celle-ci apporte par rapport à la solution de base. Pour cela, vous pouvez utiliser différents critères que vous comparerez entre la solution décrite par l'acheteur et la solution alternative proposées : le retour sur investissement, les coûts, les ressources à déployer pour l'exécution du marché, la gestion des délais etc. 💪
  
  
• Il vous faut également anticiper les questions éventuelles des acheteurs et préparer des réponses précises : "En quoi la solution répond elle mieux à mon besoin ? En quoi me permet elle d'optimiser mon budget ou mon temps ? De quelles façon les procédés d'exécution proposés pour les travaux sont ils plus sûrs et plus performants ?" etc. ✏️
  
  
• Comme nous l'avions mentionné, l'évaluation de la faisabilité technique, administrative et/ou financière de la variante est cruciale pour que celle-ci soit acceptée par l'acheteur.  Vous pouvez par exemple avoir recours à une étude de marché, des simulations d'exécution, ou à une analyse de risque, entre autres.  👍
  
  
• Mettez en place un plan de communication qui concerne les acteurs internes au projet et l'acheteur public : celle-ci se base sur des objectifs spécifiques et doit permettre de valoriser les avantages de la solution alternative,  de recueillir l'adhésion des acteurs internes au projet d'avoir recours à une variante et plus globalement de convaincre l'acheteur public.  🗣️
  
  
• Les variantes sont une occasion inespérée de se démarquer de la concurrence : à travers elle, vous exprimez votre expertise et vous autorisez l'acheteur à en découvrir plus sur votre entreprise et les valeurs qu'elle dégage. D'abord, mettez en avant les avantages de votre solution de manière professionnelle. Ensuite, ayez une vision centrée sur le client et sur la création de valeur. Enfin, restez humble. Si l'acheteur autorise les variantes et qu'il propose lui-même une solution dans un premier temps, faites lui comprendre que celle-ci n'est pas nécessairement la meilleure pour répondre à son besoin en lui suggérant la vôtre tout en travaillant la forme et le fond de votre argumentaire. 💡
  
  

Conclusion 

Les variantes sur les marchés publics possèdent plusieurs avantages pour les entreprises dès lors qu'elles sont autorisées ou exigées. Cependant, il est nécessaire de baser le choix d'en proposer une ou non sur plusieurs critères. En suivant nos quelques conseils, vous aurez la possibilité d'anticiper et de préparer au mieux votre stratégie lorsque vous envisagez de proposer une solution alternative au besoin de l'acheteur. 🙏