Comment estimer les risques liés à un appel d'offres ?

➡️ Répondre à un appel d'offres, marché public ou RFP représente, par nature, un risque pour une entreprise : il y a en effet une certaine forme d'incertitude autour de la consultation, de la mise en concurrence avec d'autres structures et des critères de sélection réels de l'acheteur public ou privé. Cependant, ce qui représente le plus gros risque pour une organisation, c'est au contraire d'écarter toutes les opportunités de marché et de ne jamais répondre à des appels d'offres. Dans ces cas là, les entreprises courent à la catastrophe : un chiffre d'affaires (CA) qui stagne, un portefeuille client qui ne se diversifie pas avec le temps et in-fine une organisation qui ne sort pas de sa zone de confort pour se développer. Vous êtes sûrement familiers avec l'adage : "Qui ne tente rien n'a rien" !  🤷‍♂️

En revanche, ne vous méprenez pas. Répondre à un appel d'offres, comme nous l'avons dis précédemment, demande de savoir exactement là où l'on compte mettre les pieds. Effectivement, la décision de candidater et de rédiger une offre ou non (cf. notre article sur la décision de Go-No/go) requiert d'analyser et de peser à la fois les opportunités mais surtout les risques éventuels associés au marché.


Dans cet article, nous vous donnerons des conseils et méthodes en Proposal Management pour savoir comment estimer les risques liés à un appel d'offres, à un marché public ou à un RFP. Mais dans un premier temps, nous allons vous expliquer quels sont les risques auxquels nous faisons référence et pourquoi une analyse de risque est nécessaire avant de prendre la décision de se lancer ou non ! 🚨

 

Les types de risques associés à un appel d'offres

Avant même de s'intéresser à la façon dont on peut maîtriser voire réduire les risques autour de la gestion d'un appel d'offres, il faut d'abord pouvoir définir et catégoriser ces mêmes risques. Dans un article de recherche rédigé par Juan Diego Botero, Daniel Noyes et Cedrick Beler (Université de Toulouse), ces derniers définissent des catégories de risques PRAO (processus de réponse à appel d'offres) et en établissent une cartographie :

 

 

En effet, leurs auteurs différencient les risques associés à un appel d'offres selon plusieurs catégories : 

• Les risques associés aux clients : peut-être ont-ils des besoins peu pertinents ou peu cohérents ? Ont-ils une communication peu développée avec les prestataires, ce qui pourrait bloquer la bonne exécution du marché ? Renvoient ils une image négative ou existe il des risques contractuels, liés à l'objet même du marché ou encore aux moyens financiers de l'acheteur ? 🤔
  
  
  
• Les risques liés aux concurrents : On peut parler par exemple d'un savoir faire plus élevé chez les compétiteurs, de pratiques et de méthodologies de réponse plus développée, de budgets plus importants ... 🤯
  
  
  
• Les risques en lien avec l'environnement de l'appel d'offres :  nous parlons ici des risques liés à des événements économiques,  géographiques, socio-démographiques qui peuvent altérer le cours de l'exécution du marché. 💪
  
  
  
• Les risques stratégiques  : Il y a-t-il  des risques organisationnels, humains, managériaux, commerciaux etc. ? 🫣
  
  
  
• Les risques associés au projet : il s'agit ici de risques financiers, calendaires, ou de développement. Parmi les ressources que vous pourriez mettre à disposition du projet, lesquelles seraient susceptibles de présenter des failles compte tenu de ce que mettent en avant les documents du marché ? 🧐
  
  
  
• Les risques métiers : ils font référence aux problèmes éventuels que peuvent rencontrer les équipes en termes de savoir-faire, de moyens techniques engagés, de sous-traitance ... 😌

 

Pourquoi et comment instaurer un processus efficace et rapide d'analyse des risques pour un appel d'offres ?

 

Tout d'abord, la réponse au pourquoi 

 

Lorsqu'une entreprise découvre un appel d'offres sur laquelle elle pourrait se positionner, il est souvent probable qu'elle ne possède qu'un temps limité pour proposer une offre adaptée en réponse au besoin de l'acheteur. Ainsi, la décision de Go/no-go doit se faire relativement rapidement. S'il n'est pas tout le temps possible de réaliser une analyse approfondie des risques associés à un marché public (appel d'offres) ou à un marché privé (type RFP) par manque de temps ou d'absence de processus solides, il est tout de même nécessaire d'instaurer une méthodologie efficace et concise qui permettrait à vos équipes de prendre une décision claire concernant le fait de répondre ou non.  🎯

Les méthodes pour estimer rapidement et efficacement les risques liés aux appels d'offres

 

Premièrement, des outils plus complexes existent pour aider les entreprises à prendre les meilleures décisions en se basant sur des données plus complètes. Cependant, celles-ci sont plus adaptées à des appels d'offres dont le délai de candidature et de remises sont plus éloignées dans le temps compte tenu de leur plus grande complexité. Par exemple : 

 

• La méthode des scénarios : La méthode des scénarios est une technique qui consiste à imaginer différents scénarios possibles pour un projet et à évaluer les risques associés à chaque scénario. Elle permet d'identifier les risques les plus probables et les plus impactants. 💭
  
  
• La méthode de Monte Carlo : La méthode de Monte Carlo est une technique qui consiste à utiliser la simulation pour évaluer les risques. Elle vous autorise à prendre en compte l'incertitude et à obtenir une estimation plus précise des risques. 🖥️
  
  
• La méthode d'analyse des arbres de décision : La méthode d'analyse des arbres de décision est une technique qui permet de prendre des décisions en tenant compte des risques. Elle est utilisée pour identifier les meilleures options en fonction des différents scénarios possibles. 🌳
  
  
• La méthode de la valeur nette actualisée (VAN) :  La méthode de la valeur nette actualisée est une technique qui permet d'évaluer la rentabilité d'un projet. Cela permet de prendre en compte les risques et d'identifier les projets les plus rentables. 💸

 

➡️ Utilisez ces méthodes pour être plus précis dans le cas où la date de candidature et de réponse est relativement éloignée, ce qui vous laisse plus de temps pour réaliser l'analyse de risque. Sinon, suivez nos conseils et servez vous des méthodes qui vont suivre afin de réaliser un tour d'horizon global des risques et opportunités autour de l'appel d'offres afin prendre votre décision finale.

 

Nos conseils pour estimer les risques liés aux marchés publics, appels d'offres et RFP 

 

Conseil N°1 : Lisez attentivement le cahier des charges

 

Le cahier des charges doit contenir toutes les informations nécessaires pour comprendre les exigences du projet et les risques potentiels. Des documents comme le Règlement de Consultation du marché ou les Cahiers des Clauses Administratives et Techniques Particulières (CCAP et CCTP) vous donnent toute une série d'information clé sur les exigences du client, sur le déroulement supposé du projet, sur l'environnement de l'appel d'offres et sur les contraintes du marché. En les consultant, notez les éventuels points de contacts où peuvent exister des conflits entre votre capacité à réaliser le projet et les risques qui leurs sont associés ... 🧐

Conseil N°2 : Faites des recherches sur le client et sur ses concurrents

 

Faire des recherches sur ses clients et sur ses concurrents reste encore la meilleure manière d'estimer les risques liés à un appel d'offres. En ce qui concerne le client, tentez d'en apprendre plus sur son historique, sur les relations qu'il entretient avec ses prestataires et posez un maximum de questions pour qu'il n'existe aucune zone de floue. D'un autre côté, suite à votre benchmark de la concurrence, notez l'intensité concurrentielle et établissez des paliers de notation.  🗒️

 

Conseil N°3 : Demandez des conseils à un expert. 

 

Chez Propizi, vous pouvez vous faire accompagner par un expert dédié qui vous aide dans la gestion des risques associés aux appels d'offres auxquels vous considérez éventuellement répondre. En vous aidant  par exemple à analyser l'environnement de l'appel d'offres ou les documents du marché, il vous sera possible de prendre votre décision de Go/no-Go plus facilement et plus rapidement. Nos spécialistes possèdent une expérience significative dans la réponse à appel d'offres, ce qui vous donne l'assurance de faire le bon choix en répondant aux bonnes opportunités ! 🏆

Conseil N°4 : Etablissez un plan d'action de gestion des risques 

 

➡️ Un plan de gestion des risques est un document formel qui identifie les risques potentiels liés à un projet (d'appel d'offres par exemple), évalue leur probabilité d'occurrence et leur impact sur les objectifs du projet ou de l'entreprise, puis met en place des mesures spécifiques pour les atténuer ou les gérer de manière efficace. Ce plan vise à anticiper et à gérer activement les risques tout au long du projet ou de l'activité, afin de minimiser les impacts négatifs sur les délais, les coûts, la qualité ou la réalisation des objectifs. Il implique généralement plusieurs étapes :

• Vous pouvez premièrement identifier les risques potentiels associés au projet, en analysant le cahier des charges, en échangeant avec le client et en consultant des experts. 🤝
  
  
• Une fois que vous avez identifié les risques potentiels, il est essentiel d'évaluer leur probabilité et leur impact. La probabilité d'un risque correspond à la possibilité qu'il se produise, tandis que l'impact d'un risque concerne la gravité des conséquences en cas de survenance. Pour cela, vous pouvez utiliser une matrice de risque :

• Après avoir évalué la probabilité et l'impact de chaque risque, il devient nécessaire de les classer par ordre de priorité. Les risques les plus probables et ayant un impact majeur doivent être traités en priorité. ⏹️

• Pour réduire les risques identifiés, il convient de mettre en place des mesures d'atténuation adaptées. Ces mesures peuvent être simples ou complexes, et leur coût peut varier (augmentation du budget, prolongement du calendrier, proposition d'une variante ...). 🤝
  
  
• Tout au long du projet, il est primordial de surveiller de près les risques identifiés. Cela permettra de détecter d'éventuels nouveaux risques et de prendre des mesures correctives si nécessaire. 🙌