Quel budget pour répondre à un appel d’offres ?

C’est la question à 1 million de dollars, enfin plutôt à 11 billions de dollars selon la banque mondiale ! En effet, environ 12% du PIB mondial est dépensé chaque année au travers d’appels d’offres publics, ce chiffre atteignant même 20% au sein de l’Union Européenne, sans compter le volume de plus en plus important d’appels d’offres privés.

Si ces RFP représentent un levier de croissance considérable pour les PME, ETI et Grandes entreprises, la complexité ainsi que la forte concurrence qui caractérisent ces marchés peuvent décourager bon nombre d’entreprises en raison du temps (23h en moyenne), et donc de l’argent qu’il faut consacrer aux réponses à appels d’offres.

Quel est donc le budget à consacrer aux réponses à appels d’offres ? S’il est difficile de répondre à cette question avec un chiffre précis, d’une part en raison du manque de données et informations officielles sur le sujet, et de l’autre en raison de l’hétérogénéité de ce coût en fonction des secteurs d’activités, tailles d’entreprises et complexité technique des offres, il existe néanmoins des études, enquêtes et analyses qui – en les recroisant - permettent d’avoir un ordre d’idée relativement précis du coût de rédaction et préparation d’une réponse à un RFP :

• Selon une enquête menée par TenderScout, le budget de réponse d’une PME est compris entre 3% et 6% de la valeur du marché ;
• Pour KPMG un budget d’environ 2% est nécessaire pour les projets gouvernementaux d’infrastructure, ce coût pouvant dans certains pays européens atteindre 2.5% ;
• Le gouvernement Australien, dans un rapport de 2015, précise qu’entre 60 et 75% de ces bid costs sont liés à la préparation du RFP ;
• Pour le cabinet de consulting OCI, le budget de réponse pour une offre complexe est compris entre 2% et 3% de la valeur du contrat ;
• Selon une étude menée en 2017 par l’Université Technique d’Istanbul dans le secteur de la construction, un budget de réponse d’environ 1% du montant du marché.

Une étude menée par la plateforme Constructing Excellence a quant à elle permis d’analyser les données de 8 milliards de marchés de construction au Royaume-Uni, mettant en évidence des coûts qui peuvent aller de 0.65% (pour les projets supérieurs à 100M£) jusqu’à 1.4% de l’offre (pour les projets inférieurs à 2M£).

Pour conclure, s’il semble difficile de répondre à la question du coût de réponse à un appel d’offres par un chiffre précis et unique qui correspondrait à toutes les situations, il est toutefois possible d’en déduire les trois principes suivants :

1. Le budget de réponse dépend de la taille de l’organisation, du secteur d’activité, et de la complexité de l’offre ;
2. Ce coût est généralement compris entre 1% et 5% du montant du marché auquel se rapporte l’offre, dont généralement :
   

   a. Moins de 1% pour les offres de produits ;

   b. Moins de 1.5% pour des marchés classiques d’opération et maintenance ;

   c. Entre 1.5% et 3% pour des marchés d’ingénierie et autres services ;

   d. Entre 2.5% et 5% pour des solutions complexes à fort contenu technologique ;

3. Plusieurs études ont montré l’existence d’un lien de causalité évident entre le budget consacré à la préparation d’une réponse à appel d’offres et la probabilité de remporter ledit appel d’offres.

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