Les 8 qualités essentielles d'un bon bid manager

➡️ Les bid managers (ou responsable d’offres) sont, au sein d’une entreprise, celles et ceux qui pilotent les réponses commerciales, RFP et appels d’offres. Souvent membres d'une direction commerciale ou d’une direction des offres, leur activité principale consiste à rédiger des propositions techniques et commerciales adaptées, d’une part aux besoins des clients, et de l’autre aux capacités et ressources de l’entreprise. Véritable chef d’orchestre des offres commerciales, le bid manager est un spécialiste de l’avant-vente qui doit réaliser un travail d’équilibriste en jonglant entre les attentes et objectifs souvent contradictoires de différentes parties prenantes, tout en résistant aux diverses pressions (notamment calendaire !) qui s’exercent sur lui. 🤯

S’il existe bon nombre de descriptifs de postes et offres d’emplois de bid manager qui permettent d’appréhender les contours techniques et les hard skills nécessaires à l’exercice du métier de bid manager, il existe peu de littérature sur les qualités qui font la différence entre un bid manager et un (très) bon bid manager ! Alors quelles sont les qualités pour devenir un bid manager performant ? Découvrez les 8 qualités que doit avoir tout (très) bon bid manager :

Qualité n°1 : De solides compétences interpersonnelles

Quotidiennement, le bid manager travaille entouré de collaborateurs (clients internes) et de prospects ‘(potentiels clients externes). Construire et entretenir des relations positives avec l’ensemble de ces parties prenantes, est indispensable pour rédiger des offres techniques et commerciales de qualité. S’agissant en premier lieu de l’interne, à savoir les collègues et collaborateurs, tous doivent aimer travailler avec le bid manager et se sentir impliqués lorsqu’ils sont sollicités par ce dernier pour contribuer à la rédaction d’une réponse à appel d’offres. Ensuite, du côté client, le bid manager doit apprendre à nouer des relations solides avec prospects et clients pour mieux comprendre leurs attentes, leurs besoins, et ainsi rédiger des offres commerciales pertinentes et percutantes. 👍

Qualité n°2 : Une compréhension fine du besoin client

Pour se voir attribuer un marché, un bid manager doit soumettre « l’offre économiquement la plus avantageuse » lorsqu’il s’agit d’un marché public, et plus généralement la meilleure offre, au meilleur prix, lorsqu’il s’agit d’un RFP ou appel d’offres privés. Il s’agit donc pour le bid manager de rédiger une offre compétitive et convaincante afin d’obtenir de meilleures notes que ses concurrents et, bien entendu, de décrocher le marché. Cela signifie que le bid manager doit comprendre parfaitement le besoin exprimé par le client dans le règlement de consultation ou résumé du RFP, les critères d’évaluation des offres, la matrice de notation et plus généralement tous les éléments communiqués par le client concernant son besoin.

De cette compréhension des besoins et attentes dépendent la qualité et la pertinence de l’offre. Un bon bid manager doit donc, pour faire la différence, savoir décrypter une expression de besoin (pas toujours explicite et claire), lire entre les lignes, et développer un sens critique pour ce qui constitue ou non un élément déterminant pour rédiger une offre commerciale gagnante. 🏆

Qualité n°3 : Des prises de décision rapides

Le proposal management demande au bid manager de travailler dur pour constituer des offres commerciales pertinentes. Au-delà des compétences interpersonnelles et de la bonne compréhension du besoin abordées précédemment, le bid manager doit savoir décider et fédérer autour de ses décisions. En effet, après avoir accumulé de nombreux éléments concernant le besoin client et la capacité de l’entreprise à y répondre, le bid manager devra faire des choix afin de trouver le meilleur compromis. 💪

Cet arbitrage se fait selon de nombreux critères et en présence de nombreuses inconnues (délais de livraison, rupture d’approvisionnement, taux de change, faisabilité technique, etc.). Face à ces choix, un bon bid manager doit savoir promptement distinguer ce qui constitue un risque acceptable ou non, et prendre des bonnes décisions rapidement pour rédiger une offre commerciale gagnante.

Qualité n°4 : Une vision analytique et méthodique

RFI, RFP ou RFQ : un bid manager peut être sollicité lors de différentes étapes d’un projet (pour connaître la différence entre RFI, RFP et RFQ, retrouvez notre article dédié sur le sujet). Pour être en mesure de répondre présent à chacune de ces (nombreuses) sollicitations, un bid manager a tout intérêt à définir une méthodologie de qualification des opportunités en fonction de leur stade de maturité, afin de rapidement éliminer celles qui ne méritent pas d’être traitées, et traiter les autres avec homogénéité et efficacité. 🙌

Il est donc indispensable pour le bid manager de bien connaître le fonctionnement et les processus internes de son entreprise, mais également de savoir comment répondre à un marché publics ? ou encore quelles sont les différentes étapes du parcours d’acquisition chez les clients et prospects ?

Qualité n°5 : Une capacité de travail importante

Répondre à un appel d’offres nécessite de réussir à mobiliser, dans un délai souvent très court, un certain nombre d’interlocuteurs pour : ·

• qualifier une opportunité (voir notre article qui traite des questions à se poser pour réaliser un Go/No-Go) 1️⃣
  
  
• analyser le besoin, les spécifications et/ou cahier des charges du client et produire en réponse du contenu pertinent et original 2️⃣
  
  
• suivre l’avancement de l’équipe de réponse, franchir les différents jalons de validation internes, et faire signer l’offre. 3️⃣
  
  

Un bon bid manager doit donc, en sus des compétences interpersonnelles lui permettant de fédérer une équipe autour d’un projet de réponse, doit avoir une bonne résistance au stress et une capacité de travail importante pour absorber les pics de charges lorsque la date limite de réponse approche.

Qualité n°6 : Une résilience face aux tâches chronophages

Le bid management (également appelé Proposal Management dont nous proposons une définition dans cet article) est une discipline passionnante, au croisement entre de nombreuses matières (commerce, marketing, juridique, ingénierie, finance, etc.). Toutefois, si la variété des sujets abordés fait partie de la richesse du métier, un bid manager demeure toutefois confronté à la réalisation de tâches administratives répétitives (demandes d’informations, rappels aux experts, compilation des réponses, échanges avec les acheteurs, dossiers de candidature et autres circuits de validation). Ces différentes tâches administratives peuvent s’avérer chronophages et générer des frustrations, surtout lorsque les résultats ne sont pas au rendez-vous. 🫣

Ces tâches, si redondantes soient-elles, n’en demeurent pas moins essentielles puisqu’une offre qui ne respecte pas les exigences formulées par l’acheteur dans un Règlement de Consultation peut être déclarée irrégulière, notamment lorsqu’elle est incomplète ou ne respecte pas certaines exigences de forme. Un bid manager doit donc savoir consacrer le temps et l’énergie nécessaires au remplissage et à la compilation de ces éléments administratifs.

Qualité n°7 : Un esprit (auto)critique

Rédiger une offre technique et commerciale demande beaucoup de temps et efforts de la part de nombreux interlocuteurs. Or, cette multiplication des tâches, activités et acteurs est propice aux raccourcis, coquilles et erreurs (👋 les malheureux copier-coller du vendredi soir). C’est pourquoi un bon bid manager doit savoir, en dépit d’une date limite de réception des offres (les fameuses DLRO des marchés publics) souvent très courte, prendre le temps de passer à la loupe son offre afin de s’assurer de la cohérence d’ensemble, de la clarté et lisibilité de l’offre, mais également de l’adéquation entre le besoin exprimé par l’acheteur et le contenu de la réponse tant sur le plan technique (conformité aux exigences et spécifications) que commercial (respect du budget de l’acheteur). 🪙

Si cette étape passe souvent par une analyse de l’offre par un ou plusieurs tiers (par exemple une « Red Team »), une étape de relecture critique par le bid manager lui-même permet d’améliorer considérablement une offre. En effet, seul le bid manager, au regard de sa connaissance fine du besoin client, des compétences et contraintes internes, de la structure de son offre mais aussi de l’historique des offres passées, est capable d’apporter ce supplément d’âme à une proposition commerciale car comme le dit l’adage : on est jamais mieux servi que par soi-même … 😃

Qualité n°8 : S’intéresser aux résultats même négatifs

Enfin, le Proposal Management ne s’arrête pas à la remise d’une offre puisqu’un bid manager doit s’intéresser aux résultats même lorsqu’il s’agit d’une lettre de rejet de candidature. En effet, ces courriers et notifications comprennent des éléments qualitatifs (motifs de refus, classements et notations) qui permettent de bien connaître ses points forts et points faibles, d’identifier des axes d’amélioration ou encore d’affiner son positionnement vis-à-vis de la concurrence. 💪