Très populaires outre atlantique où coexistent des acteurs comme Loopio, RFPIO ou encore PandaDoc, les logiciels de proposal management ou de réponse à appels d’offres (également appelés « PMS » pour Proposal Management Software) se démocratisent peu à peu en Europe et en France du fait de l’accélération de la digitalisation des entreprises ainsi que la montée en puissance du proposal management au sein de bon nombre de sociétés.

Cependant, le passage d’une méthode traditionnelle et statique (Ms Word, Ms Excel, etc.) à une solution digitale, centralisée et collaborative peut s’avérer assez complexe ! Pour éviter ces écueils et gagner des appels d'offres, retrouvez ci-après 4 critères essentiels à prendre en compte au moment de choisir un PMS :

1. Intégration avec vos outils & processus existants

Les solutions en SaaS fleurissent et s’accumulent au sein des organisations depuis quelques années, simplifiant le quotidien de bon nombre d’utilisateurs sur des domaines divers et variés (CRM, gestion de leads, notes de frais, déplacements, comptabilité, RH, etc.), générant au passage des difficultés et problématiques de déploiement, administration, ou encore sécurité informatique du fait de la multiplicité de ces solutions.

Ainsi, afin de bien choisir votre logiciel de gestion des offres commerciales, pensez à solliciter les interlocuteurs concernés (IT, Sales, Marketing, Communication, DPO, etc.) et idéalement constituez un groupe de travail afin de déterminer au mieux vos attentes opérationnelles (processus, collaboration, validation, etc.) mais aussi vos contraintes structurelles (hébergement, importation/exportation de données, sécurité, etc.).

2. Facilité de déploiement et paramétrage

Un des avantages d’une solution en SaaS réside dans le fait de ne pas devoir installer ni mettre à jour la solution sur les postes de travail des utilisateurs.

Cependant, si cette simplicité d’installation et de maintenance est commune à la plupart des logiciels de gestion des appels d'offres en SaaS, tous ne présentent pas la même facilité de déploiement et paramétrage. Il conviendra ainsi de bien se renseigner sur :

  • le temps nécessaire au déploiement effectif de la solution ; et
  • les compétences internes nécessaires au paramétrage.

Idéalement, le fournisseur d’un logiciel de réponse à appels d’offres vous fournira un canevas de cahier de paramétrage qui vous permettra :

  • de vous poser les bonnes questions concernant le déploiement ; et
  • de confirmer l’adéquation entre votre besoin et la solution ; et
  • de communiquer des éléments à l’éditeur afin qu’il pré-paramètre la solution conformément à vos attentes.  

3. Simplicité de l’interface utilisateur

Si la plupart des PMS répondent aux principaux besoins opérationnels inhérents à la gestion des offres, la création de modèles d'offres et propositions commerciales ou encore des fonctionnalités de workflow, création/gestion de document, etc., la qualité et la simplicité de l’interface utilisateur jouent un rôle crucial dans l’adoption et la performance d’une telle solution utilisée par de multiples interlocuteurs (commerce, offres, finance, projets, études, juridique, direction, etc.) pas toujours rodés au travail digital collaboratif.

Ainsi, l’utilisation d’une solution dite « user-centric », c’est-à-dire dont l’interface a été codéveloppée avec des utilisateurs et experts de la réponse à appel d'offres, est à privilégier pour permettre une adoption plus rapide et un ROI satisfaisant.

4. Prioriser les fonctionnalités essentielles

Workflow, automatisation, gestion de contenu, édition de propositions, templates, modèles, IA, signature électronique, etc. : nombreuses peuvent être les fonctionnalités offertes par les différents logiciels de proposal management du marché.

Toutefois, plutôt que de choisir la plateforme de réponse à appels d'offres disposant du plus grand nombre de fonctionnalités ou celui offrant des features en vogue, optez pour la solution la plus à même de répondre à vos besoins opérationnels et aux problématiques réellement rencontrées par votre organisation.

Par exemple, priorisez des fonctions comme l’automatisation avancée si vos offres commerciales concernent des produits et si votre organisation émet un volume important de propositions standardisées. A contrario, des features comme le content management peuvent être un atout de taille si vous vendez des solutions complexes.

Enfin, quel que soit le business model de votre entreprise, assurez-vous prioritairement de l’adéquation entre les fonctionnalités de workflow offertes par les différentes solutions de Proposal Management et l’organisation opérationnelle au sein de votre société. En effet, le fait de pouvoir paramétrer vos propres procédures internes et jalons décisionnels au sein de votre PMS est essentiel à l’adoption rapide de la solution par vos équipes et à l’optimisation de son ROI.

N'hésitez pas à nous contacter pour plus d’informations ou pour en savoir davantage sur le logiciel proposé par PROPIZI.