5 signes qui montrent qu'il est temps d'opter pour un PMS

Le marché des logiciels destinés aux directions commerciales s’est considérablement étoffé ces dernières années. Au sein de ce marché segmenté, les logiciels de proposal management font partie des nouveaux arrivants et font partie de la catégorie dite "SalesTech" (outils de sales enablement).

Si nous avons déjà abordé la question de l’utilité d’un « proposal management software » (PMS) et mis en évidence l’intérêt d’un tel outil de pilotage et rédaction d’offres commerciales, de réponses à appels d’offres, de RFI ou RFP, bon nombre d’entreprises (y compris nos prospects !) s’interrogent sur la nécessité de mettre en place un logiciel de proposal management au sein de leur organisation.

Il est en effet peu aisé pour un Bid Manager, un Directeur Commercial ou un Dirigeant de déterminer si un nouveau logiciel est nécessaire alors que les équipes ont jusqu’ici fait sans. En matière de proposal management, les entreprises ont pour habitude de rédiger et piloter leurs offres commerciales en utilisant des outils bureautiques standards tels que Word, Excel ou SharePoint pour les plus avancées.

Or, certains signes ne trompent pas ! Alors comment déterminer objectivement si votre entreprise gagnerait à mettre en place un logiciel de gestion des offres commerciales ?

Nous proposons d’apporter une réponse à cette question en identifiant 5 signes qui indiquent que vous avez besoin d’un logiciel de proposal management :

Signe n°1 : Trop d’offres, pas assez de temps !

Le premier signe est assez évident : si vous constatez une asymétrie trop importantes entre votre volume d’offres à émettre et les ressources que vous avez à disposition pour les rédiger, alors un logiciel de proposal management peut certainement vous aider.

En effet, s’il est indispensable de filtrer et qualifier vos opportunités, notamment via des jalons internes de Go / No-Go, afin de ne répondre qu’à celles qui présentent un intérêt pour votre entreprise, le manque de temps et/ou ressources pour répondre à des opportunités qualifiées est un frein important à votre croissance.

Grâce aux fonctions d’automatisation, workflow et content management d’un logiciel tel que Propizi, vous pourriez économiser un temps précieux et ainsi adresser davantage d’opportunités.

Signe n°2 : Produits ou solutions complexes

Vous vendez des stylos par milliers ou des ramettes de papier à la tonne ? Privilégiez une solution de CQP qui vous permettra de créer des devis simples et standard.

En revanche, la commercialisation de produits ou solutions faisant appel à des technologies complexes, des savoir-faire spécifiques, et/ou nécessitant un fort travail de personnalisation requiert davantage d’efforts, d’expertise et de temps de rédaction.

Dans un tel cas, un logiciel de proposal management vous sera d’une aide précieuse pour créer plus rapidement et plus efficacement des offres personnalisées en mobilisant facilement vos meilleures ressources, qu’il s’agisse d’experts ou de contenus.

Signe n°3 : Experts métiers peu disponibles

Bureaux d’études, développeurs ou encore ingénieurs : ces experts métiers (également appelés « subject matter experts ») sont souvent très occupés par leurs propres fonctions et ont par conséquent peu de temps à consacrer à la rédaction d’un mémoire technique ou d’une offre commerciale.

Sur ce point également, un logiciel de réponse à appel d’offres vous facilitera la tâche : d’une part en vous permettant de mobiliser vos experts métiers plus facilement et en collaborant efficacement de manière asynchrone, et d’autre part en collectant des réponses expertes facilement réutilisables par la suite.

Signe n°4 : Processus internes chronophages

Revues d’offres, relectures, approbations et autres jalons de validation : si comme de nombreux bid managers, business developpers et directeurs commerciaux vos processus internes vous semblent flous, opaques ou interminables alors vous risquez fortement d’apprécier utiliser un logiciel de proposal management.

Un tel outil digital, grâce à son module de worflow, permet de configurer vos processus internes afin de les suivre et les respecter automatiquement, sans effort. Mieux encore, Propizi génère automatiquement vos fiches de validation et résumés pour franchir toutes vos étapes de validation encore plus facilement.

Signe n°5 : Du temps perdu à chercher du contenu

Vous est-il déjà arrivé de rechercher des anciennes offres sur votre disque dur, dans vos archives ? Avez-vous déjà sollicité vos collègues afin de mettre la main sur un ancien contenu que vous souhaitez réutiliser ? Si vous avez répondu oui à l’une de ces questions, alors vous êtes en présence du signe n°5.

Le knowledge management, ou gestion de contenu dynamique, fait partie des nombreuses raisons pour lesquelles vous pourriez adorer utiliser un logiciel de proposal management. Ce module permet en effet de gérer une bibliothèque de contenus pertinents afin capitaliser sur le temps passé lors de précédentes offres et ainsi créer plus rapidement des offres gagnantes.

[BONUS] Signe n°6 : Vous n’avez pas le temps de répondre aux marchés publics

Il nous semblait difficile de terminer cet article sans parler de marchés publics, puisque nous avons échangé avec bon nombre de Dirigeants et Commerciaux de PME et ETI qui nous ont indiqué ne pas répondre aux appels d’offres publics du fait de leur complexité administrative, mais aussi par manque de temps !

Il est ainsi dommageable de se priver du formidable levier de croissance que constituent, particulièrement pour les PME et ETI, les marchés publics. Un logiciel de réponse à appels d’offres peut vous aider à gagner du temps et automatiser vos dossiers de candidature afin de ne plus avoir aucune excuse pour délaisser ces opportunités.