Il y a quelques semaines, le Gouvernement publiait un guide ayant pour objet d’aider et inciter les TPE/PME à se développer grâce aux marchés publics.

Ce guide, élaboré par le Ministère de l’Economie en collaboration avec les CCI, CMA, le MEDEF et la CPME, comprend 34 pages, de nombreux renvois vers d’autres guides pratiques, et aborde un certain nombre de sujets dont nous proposons une synthèse en quelques points dans cet article.

A. L’accès aux marchés publics

Le guide fournit plusieurs pistes intéressantes à destination des TPE et PME qui souhaitent accéder à des marchés publics. Parmi ces pistes, nous avons retenu les trois suivantes :

1. La nécessité de nouer des contacts avec les acheteurs publics

Le guide insiste sur l’importance pour les TPE & PME de se faire connaître en amont, pendant le travail de sourcing réalisé par l’acheteur public. Concrètement, il est essentiel d’engager un dialogue avec l’acheteur public préalablement à la publication d’un appel d’offres afin de mettre en avant votre offre et ses avantages.

Pour se faire connaître, le guide propose plusieurs pistes, telles qu’une prise de contact direct (en dehors des périodes de consultation), l’inscription sur des sites de référencement ou même sur des centrales ou groupement d’achat public (UGAP, ResaH, etc.), ou encore en réalisant un travail de veille (programmation prévisionnelle des achats de l’Etat, BOAMP, JOUE, profils acheteurs).

2. L’importance des partenariats et groupements

Il peut arriver qu’une TPE/PME ne dispose pas de la taille critique, des implantations, références, ou encore du spectre de compétences nécessaires pour répondre à la totalité d’un marché public ou d’un lot.

Pour cela, le guide souligne l’importance du groupement momentané d’entreprise (également appelé « GME »). Ce type d’organisation, qui ne dispose pas d’une personnalité morale et qui peut n’être constitué que pendant la durée du marché, offre une grande souplesse aux TPE/PME qui peuvent associer leurs expertises et savoir-faire avec d’autres entreprises, quelle que soit leur taille.

3. L’accès aux marchés publics par la sous-traitance

La sous-traitance peut enfin constituer un premier pas intéressant vers les marchés publics et permettre à une TPE/PME de se familiariser avec les rouages et mécanismes de la commande publique.

Comme le rappelle l’OECP, environ 3/4 des déclarations de sous-traitance (DC4) dans un marché public sont au profit de PME.

B. La réponse à un marché public

Dans un précédent article, nous avions déjà apporté des éclairages et donné des conseils concernant la meilleure façon de répondre à un marché public. Si le guide du Gouvernement n’apporte pas de nouveauté en la matière, il permet toutefois d’insister sur quelques points essentiels pour bien préparer sa réponse à appel d’offres :

1. L’analyse des critères de notation

En cas de pluralité de candidats (également appelés soumissionnaires), tout marché public est attribué à « l’offre économiquement la plus avantageuse ». Ce concept est encadré par le code de la commande publique qui prévoit une notation selon un ou plusieurs « critères objectifs, précis et liés à l’objet du marché » (voir l’Art. L2152-7). Ces critères peuvent être de différente nature : prix ; performances ; qualité, etc. En pratique, ces critères ainsi que leur pondération sont indiqués dans le règlement de consultation (le fameux RC). Il convient donc de les identifier au plus vite afin d’articuler votre proposition commerciale en ce sens.

2. La compréhension du besoin

Au-delà des critères de notation, le dossier de consultation comprend généralement des informations précieuses sur : le contexte, l’organisation, le besoin et/ou les attentes de l’acheteur public. Il est ainsi essentiel d’articuler votre réponse à appel d’offres en ce sens, en mettant en avant votre bonne compréhension et prise en compte du problème ou besoin de l’acheteur, ainsi que la capacité de votre entreprise à y répondre.

Des « variantes » sont également parfois autorisées par le pouvoir adjudicateur. Le cas échéant, cela est prévu dans les documents de marché (sauf pour les marchés à procédure adaptés qui, sauf mention contraire, acceptent les variantes). Dans un tel cas, n’hésitez pas à formuler des propositions ou variantes qui démontrent votre bonne compréhension du besoin et capacité à challenger les hypothèses de l’acheteur public pour offrir une solution innovante, qui répond davantage au besoin.

3. La personnalisation de l’offre

Au regard du temps et des ressources que doit mobiliser un acheteur public pour publier un appel d’offres, la personnalisation de l’offre, même lorsqu’un cadre de réponse technique est imposé est obligatoire. En effet, il est essentiel de montrer à un acheteur que vous avez pris le temps de : (i) comprendre sa demande (cf. point 2 supra) et (ii) réfléchir à la meilleur manière de répondre à son besoin grâce aux atouts uniques dont dispose votre entreprise.

Dans la mesure où ce travail de personnalisation est consommateur en temps et en ressources, il est important de bien cibler et qualifier les appels d’offres auxquels vous souhaitez répondre. Ce travail de ciblage peut se faire via des processus de « bid no-bid » et/ou « go no-go » (pour en savoir plus sur ces processus, vous pouvez retrouver notre article sur le sujet).

Plus généralement, pour gagner en temps et en efficacité dans la préparation de vos offres commerciales et mémoires techniques, l’utilisation de notre solution de proposal management peut vous aider à structurer facilement votre réponse, à mobiliser intelligemment du contenu existant pour rédiger rapidement et simplement des propositions personnalisées.

C. Savoir valoriser son offre au-delà de son prix

Enfin, le guide se termine par quelques conseils et indications sur la façon dont une offre commerciale peut être valorisée sur le plan qualitatif. Trois leviers extra financiers sont ainsi identifiés :

1. L’environnement

Si les critères environnementaux tardent à faire leur apparition dans les règlements de consultation, les acheteurs publics sont de plus en plus incités à appréhender ces critères dans les réponses à appels d’offres.

En effet, alors que depuis son entrée en vigueur en 2019, le Code de la commande publique prévoit la possibilité d’insérer des aspects environnementaux dans les marchés publics, certains CCAG, dans leur version de 2021, ont vu apparaître une liste de considérations environnementales.

Ainsi, une présence locale, les écolabels, l’existence de circuits de retraitement de déchets, l’adhésion à des programmes ou organismes et autres bilans carbones sont autant d’atouts à mettre en avant dans votre réponse à appel d’offres.

2. La responsabilité sociétale des entreprises (RSE)

Si les règlements de consultation ne comprennent pas tous des critères sociaux ou sociétaux, il s’agit ici encore d’une tendance grandissante qui passera même au statut d’obligation d’ici quelques temps conformément à l’Art. 35 de la loi climat et résilience.

En attendant, tout engagement social ou sociétal de votre entreprise peut utilement être mis en avant dans votre offre commerciale, avec plus ou moins d’emphase selon que l’acheteur ait intégré ou non ce type de critère dans sa notation. Parmi ces engagements peuvent figurer : les actions d’insertion de publics en difficulté, les efforts en matière de formation et d’apprentissage, le respect des droits humains (normes de l’OIT, principes de l’OCDE, etc.).

3. La qualité

Enfin – last but not least – la proposition de valeur de votre offre commerciale doit mettre en avant les références, réalisations et qualifications de votre entreprises, pertinentes au regard de l’appel d’offres et du besoin de l’acheteur.

Plusieurs éléments concrets sont ainsi identifiés tels que les processus qualité, l’existence de référentiels documentaires concernant la qualité technique, sûreté et durabilité de vos produits, ou encore la qualité du service après-vente et notamment les engagements en matière de réactivité. Pour terminer, le guide égrène quelques critères désormais hautement appréciés tels que la cybersécurité, une offre de formation et/ou accompagnement ainsi que le caractère innovant de votre proposition commerciale.

Conclusion :

Ce guide, s’il a le mérite de mettre en lumière l’intérêt de la commande publique pour les TPE/PME et illustrer de manière concrète les actions qui peuvent être entreprises par ces dernières pour accéder aux marchés publics, n’apporte pas de solution quant aux ressources limitées dont disposent ces TPE/PME pour fournir un tel travail, ni quant à la complexité inhérente à ces procédures de marchés publics. Un logiciel de réponse à appel d'offres tel que Propizi peut vous permettre de résoudre une grande partie de ces difficultés, en aidant à structurer et cadrer vos réponses à appel d’offres, mais également à créer et améliorer leur contenu.

Cliquez ici pour retrouver le guide dans son intégralité et ici pour prendre contact avec nos équipes et échanger sur la façon dont nous pouvons vous aider à répondre plus rapidement et plus efficacement aux appels d’offres.