Répondre à un appel d’offres (AO) ou à un RFP, qu’il soit public ou privé, n’est pas une mince affaire. Cela nécessite la mobilisation de ressources humaines et financières conséquentes, sans garantie de retour sur investissement. C’est pourquoi, cet exercice peut sembler risqué ou hasardeux. Il rebute en tout cas nombre d'entreprises, notamment start-up, PME et ETI. Mais ce faisant, elles se privent d’une manne financière accessible, pour peu qu’elles veuillent se donner les moyens de réussir. Pour cela, il suffit de s'organiser efficacement et d’exploiter le levier de performance que constituent les outils numériques.

Faciliter la collaboration

S'engager bille en tête dans la rédaction d'une réponse à un appel d'offres ou RFP conduit souvent (pour ne pas dire tout le temps!) à commettre des erreurs d’organisation. En effet, la rédaction d'une réponse commerciale ou d'un mémoire technique implique souvent de solliciter plusieurs contributeurs dont les contraintes de temps et d’objectifs professionnels divergent. D’entrée de jeu, et après avoir fait une première lecture synthétique du dossier de consultation (découvrez notre approche en 4 étapes dans cet article), il est nécessaire de la nécessité de constituer une équipe de réponse puis de structuer et séquencer le travail à réaliser pour travailler en équipe efficacement.

Toujours en matière de collaboration, beaucoup d’entreprises utilisent encore des méthodes de travail rudimentaires, basées sur l’envoi d’e-mail et l’utilisation d'outils non adaptés au proposal management. Cela génère une dispersion de l'information et des données qui peut aboutir à des erreurs et versions contradictoires de documents. Avec cette méthode traditionnelle, on perd du temps à rechercher des informations, à répondre à des e-mails et des appels téléphoniques. Cela peut - prima facie - paraître peu, mais quand on répercute quelques minutes supplémentaires plusieurs fois par jour et pour plusieurs interlocuteurs, on mesure sans difficulté la perte d’efficacité et de productivité qui s’ensuit.

Le problème se pose de manière accrue quand le nombre de collaborateurs est démultiplié, travaille de manière asychrone et en télétravail (ou hybride). Dans ces conditions, il est urgent de mettre en place une solution logicielle de proposal management (pour choisir le bon logiciel de réponse à appel d'offres, vous pouvez retrouver nos recommandations dans cet article). Ces outils sont conçus pour faciliter la communication entre les interlocuteurs, centraliser l'information et vous indiquer à tout moment le reste à faire, afin de collaborer efficacement de façon asynchrone sur un environnement unique. En plus d’une gestion flexible des contributeurs, l’outil renforce la sécurité des informations en établissant des niveaux d’autorisation.

Automatiser les tâches à faible valeur ajoutée

Vous avez reçu une RFI (Request for Information – Demande d’information) puis une RFQ (Request for Quotation - Demande de devis chiffré) de la part d’un acheteur public et privé ? C’est très bon signe et vous voyez déjà une RFP (Request for Proposal – Demande de proposition technique et commerciale) poindre à l’horizon.

Avant de vous lancer dans la réponse à l’appel d’offres, vous commencez par effectuer les formalités, notamment administratives, et passez un temps fou à faire de la saisie de données. On n’y pense pas toujours, mais ce type de tâche chronophage grève d’autant votre budget consacré à la réponse d’AO (surtout quand il se répète). Et pour les AO qui vous échappent, on peut dire que c’est une pure perte.

Pourtant, vous pouvez littéralement sous-traiter un grand nombre de tâches à faible valeur ajoutée qui relèvent avant tout du formalisme, comme la rédaction des documents de candidature (DC1, DC2, DC4, etc.), la mise en forme de votre proposition, ou encore les relances internes, etc. Certains outils vont même plus loin en générant automatiquement des résumés des offres commerciales, des courriers de candidature ou encore des analyses de risques pour faciliter la lecture et la validation par les contributeurs et approbateurs du projet de réponse. Il serait dommage de se priver de tels outils. Ils peuvent vous faire gagner un temps considérable par l’automatisation de tâches répétitives et à faible valeur ajoutée. Mieux vaut mettre ce temps à profit pour créer du contenu pertinent pour votre mémoire technique ou offre commerciale, et élaborer une stratégie afin de remporter le marché public ou RFP.

Mettre à profit le knowledge management

Comme nous l’avons dit précédemment, la réponse à un appel d'offres public ou à une RFP accapare des ressources humaines et financières. Généralement quand, après avoir procédé à un "Go/No-Go", il est décidé de répondre à une opportunité, c’est pour consacrer le temps nécessaire à la production d’une réponse élaborée et pertinente.

Cependant, nous avons observé que dans la plupart des cas, les entreprises capitalisent peu sur l'expérience de réponse. Or, que l’AO soit remporté ou pas, il est dommage de laisser les contenus créées se perdre dans les méandres de vos serveurs. En effet, s'il arrive parfois de se souvenir d’un paragraphe pertinent déjà rédigé précedemment afin de le réutiliser pour un nouvel appel d'offres, bien trop souvent ces contenus experts ne sont pas (ou sont mal) réutilisés, faute de collecte, organisation et diffusion de l'information. Une fois encore, partir à la recherche de ce contenu écrit il y a quelques mois ou années sans certitude de le retrouver, est une nouvelle perte de temps. Il en va de même quand il s’agit de rappeler une fois de plus le même service pour solliciter la même réponse.

Pourtant, la solution est simple et accessible à toute entreprise. Elle consiste à mettre en place une solution de knowledge management (découvrir l'intérêt de la gestion de la connaissance pour vos réponses à appels d'offres) incluant centralisation et le partage des connaissances. Des logiciels de réponse à appel d'offres tels que Propizi intègrent cette fonctionnalité de knowledge management et vous permettent de capitaliser sur le contenu et les données produites à l’occasion de propositions commerciales antérieures.

Ainsi, l'utilisation d'un outil digital pour constituer une bibliothèque de contenus exploitables et mis à jour est la garantie de gagner en temps et en productivité. Vous pourrez ainsi utiliser des modèles personnalisables et faciles à reproduire, au lieu de recommencer à zéro à chaque nouvel AO.

Quid des TPME ?

Les TPE et PME pourraient être rebutées par le renforcement actuel des contraintes administratives et réglementaires. En effet, en dépit de lois, règlementations et mesures de "simplification de la commande publique", les organismes publics et les donneurs d’ordres privés sont soumis à de nouvelles obligations de traitement de données (RGPD) et de transparence (corruption, blanchiment de capitaux, terrorisme), ou encore qualité (PAQ) et sécurité (PAS). Or, les petites structures ne disposent pas toujours de ressources internes pour répondre à ces nouvelles obligations et assumer ces lourdeurs et formalismes administratifs. Elles préfèrent trop souvent renoncer à une opportunité de marché plutôt que de s'attaquer à un RFP ou appel d'offres pour lequel elles vont dépenser de l'argent et supportent l'incertitude du retour sur investissement.

Là encore, l’utilisation d’outils logiciels permet d’appréhender avec sérénité la complexité des démarches administratives propres aux réponses d’appels d’offres. Ils sont conçus pour vous guider pas à pas dans le processus de réponse. De plus, certains permettent même de générer automatiquement des formulaires de candidatures aux marchés publics (DC1, DC2, DC4), ou encore de trouver des modèles de clauses (RGPD) ou documents (PAS, PAQ, etc.).

En conclusion, les solutions digitales telles que Propizi sont un atout indéniable pour optimiser votre budget de réponses aux appels d’offres. Elles libèrent un temps précieux qu’il est opportun d’utiliser pour améliorer et même multiplier les réponses aux appels d'offres et RFP. En utilisant une méthode basée sur des outils numériques qui rationalisent le temps et les ressources, vous pouvez vous concentrer sur l’essentiel, c’est-à-dire répondre à davantage d'opportunités et bâtir des réponses commerciales et mémoires techniques convaincants. C’est le seul moyen d’augmenter vos chances de décrocher des marchés publics ou privés tout en maîtrisant le budget que vous souhaitez y consacrer.