Répondre à un appel d’offres, un appel à projets ou une RFP ne s’improvise pas.

En effet, si ces différentes opportunités sont susceptibles de constituer de formidables leviers de croissance pour les entreprises, préparer et piloter des dossiers de candidature et propositions commerciales requiert temps, expertise et méthodologie.

Il nous arrive ainsi fréquemment chez Propizi d’échanger avec des prospects qui nous demandent :

En revanche, les questions concernent le contenu des offres et plus particulièrement celles relatives à la collecte et à l’organisation de ces contenus sont quant à elles plus occasionnelles. Pourtant, cette activité de collecte et organisation appelée « knowledge management » (en français « gestion de la connaissance ») fait partie des facteurs clés de succès qui permettent à une entreprise de gagner davantage de marchés publics, privés et RFP.

Le knowledge management doit ainsi - selon nous - être au cœur du proposal management, et nous en avons fait un des principaux modules de notre logiciel de réponse à appels d’offres pour préparer des réponses plus rapidement et plus efficacement.

En effet, en matière de rapidité et productivité, le knowledge management permet de collecter et organiser les contenus et expertises créés lors d’une proposition commerciale, afin de diffuser cette connaissance et permettre à davantage d’acteurs de la mobiliser plus simplement et plus rapidement lors des prochaines réponses à appels d’offres, RFP et appels à projets.

Pour illustrer ceci avec un exemple concret qui devrait parler à tout lecteur qui a déjà travaillé sur des réponses à appels d’offres : imaginez tout d’abord que vous travaillez sur une offre commerciale qui nécessite d’une part l’intervention d’un bureau d’études pour chiffrer la conception d’un sous-ensemble électronique, et d’autre part la sollicitation d’un responsable qualité pour confirmer la conformité de l’offre à une norme ou règlementation. Imaginez ensuite que trois mois après la remise de votre offre, votre entreprise souhaite répondre à un nouveau RFP comportant des spécifications similaires mais cette fois-ci ce n’est pas vous mais votre collègue qui va travailler sur la réponse. Grâce au knowledge management, ce dernier va pouvoir profiter du travail réalisé lors de votre réponse à appel d’offres pour rédiger plus rapidement, sans solliciter des experts métiers, sa réponse au RFP.

Au-delà d’un gain évident en rapidité, le knowledge management vous permet également de rédiger des propositions commerciales plus percutantes et efficaces, en ne mobilisant que des contenus de qualité, approuvés par vos experts métiers (financiers, acheteurs, juristes, bureaux d’études, etc.) pour en finir avec les erreurs de traitement et autres copier/coller. Plus encore, la diffusion et le partage de ces connaissances permet un enrichissement continu au fur et à mesure des réponses commerciales afin de gagner, offre après offre, en pertinence et expertise.

A la lecture de ce qui précède, il pourrait sembler légitime de penser que le knowledge management est une discipline réservée aux ETI et Grands Groupes, qui disposent d’équipes plus étoffées permettant la création, le partage et la diffusion de la connaissance dans l’organisation. Cependant, la gestion des connaissances est au moins aussi critique au sein des PME qui ne disposent pas toujours des ressources humaines nécessaires pour répondre aux appels d’offres dans les délais indiqués.

Le module de gestion des connaissances intégré à notre logiciel de proposal management permet ainsi à toute entreprise, PME, ETI et Grands Groupes, de personnaliser son expérience du knowledge management en : (i) utilisant la bibliothèque Propizi qui contient plus d’une centaine de clauses, modèles et contenus experts, (ii) enregistrant en un clic, au fur et à mesure des offres, la connaissance créée par les équipes de réponse, (iii) organisant cette connaissance à l’aide de filtres et marqueurs grâce au rôle de gestionnaire de contenu intégré à l’application, (iv) mobilisant ces contenus et expertises dans les offres via un moteur de recherche rapide et puissant.

N'hésitez pas à nous contacter pour en savoir plus sur la façon dont nous intégrons le knowledge management au coeur de notre logiciel de réponse aux appels d'offres, RFP et appels à projets.