Depuis quelques années, les entreprises se digitalisent à grande vitesse et font appel à de nombreux experts, mais aussi à des logiciels pour accompagner cette transformation numérique.

Beaucoup d'entre vous ont ainsi certainement vu apparaître au sein des organisations des SIRH (système d'information de gestion des ressources humaines), CRM (logiciels de gestion de la relation client), Travel&Expense Management software (déplacements professionnels et notes de frais), entre autres logiciels de e-procurement (tels que l'excellent WeProc), ou encore de gestion de créances client (allez découvrir LeanPay si ce n'est pas déjà fait!).

Alors parmi tous ces logiciels de productivité, RH, Achats, ou encore sales enablement, quel est le rôle des Proposal Management Software ou PMS (logiciels de gestion des offres commerciales) tels que Propizi ? S'agit-il d'un énième SaaS ? Quelles sont ses utilités ? Pourquoi utiliser un logiciel de rédaction et pilotage des offres commerciales ? Avant de répondre à ces questions, si vous ne savez pas ce qu'est le Proposal Management, je vous invite à lire cet article.

Maintenant que vous savez tout sur le proposal management, nous pouvons rentrer dans le vif du sujet et aborder l'utilité d'un logiciel de rédaction et pilotage d'offres commerciales en résumant cela en trois points essentiels :

1. Organisation

Commençons tout d'abord par l'intérêt de ce type d'outil sur le plan organisationnel.

Une des principales difficultés inhérentes à la rédaction de réponses à appel d'offres est la mobilisation de ressources internes. En effet, il est souvent difficile pour un responsable des offres de solliciter l'appui de contributeurs ayant des liens hiérarchiques, contraintes et objectifs différents des siens, ces derniers (ingénieurs, acheteurs, chef de projet, juristes, contrôleurs de gestion, etc.) ayant souvent leurs propres impératifs et agendas professionnel. Cette difficulté s'est par ailleurs renforcée depuis 2020 avec la généralisation du télétravail, qui n'a pas facilité cette collaboration entre équipes.

Un logiciel de proposal management permet ainsi aux bid managers de solliciter différents contributeurs (également appelés subject matter experts) en quelques clics, mais leur permet également de travailler ensemble efficacement, de manière asynchrone, sur un unique document et en limitant les points de friction.

2. Knowledge Management

La centralisation et le partage des connaissances constitue l'un des plus gros atouts offerts par des solutions de proposal management telles que Propizi.

Cette fonctionnalité permet aux responsables commerciaux ou bid managers de bâtir des offres commerciales en remobilisant facilement du contenu déjà créé et approuvé tel que des fiches produit ou des clauses-type, au lieu de repartir d'une feuille blanche à chaque fois, de chercher pendant des heures un paragraphe pertinent rédigé dans une offre il y a quelques années, ou encore de solliciter pour la énième fois les services supports pour une même question.

En sus, cette fonctionnalité de knowledge management permet à de nombreux acteurs, managers et dirigeants, de disposer de données et informations pertinentes relatives aux propositions commerciales passées, afin de prendre des meilleures décisions (Go/No-Go, Bid/No-Bid, Provisions pour risque, etc.) pour le futur.

3. Productivité

Enfin, dernier point et pas des moindres: le gain de productivité!

Il est en effet très fréquent de voir des directions commerciales ou cellules de réponses à appel d'offres débordées par un flux croissant de RAO, RFP et demandes clients (+25% de dépenses publiques en France entre 2017 et 2019, et +27% au sein de l'UE), générant stress, surcharges de travail et insatisfaction en raison du manque de temps et/ou des ressources humaines nécessaires pour y répondre convenablement.

L'un des principaux intérêts d'un logiciel de gestion et pilotage des offres commerciales est donc de faire gagner du temps à toutes les parties prenantes en :

  • paramétrant et automatisant un workflow, de la création de l'offre jusqu'à sa validation et signature;
  • permettant un suivi en temps réel de l'avancement des offres et un pilotage précis de l'activité de réponse;
  • réduisant le temps de rédaction des offres via l'ajout de modules de contenu pertinent et pré-validé;
  • automatisant les tâches à faible valeur ajoutée (mise en forme, suivi des versions de document, relances internes, etc.)

En plus des fonctionnalités de productivité classiques susvisées, Propizi génère automatiquement :

  • des résumés des offres commerciales afin d'en faciliter la lecture et validation par des valideurs et signataires;
  • les formulaires de candidatures aux marchés publics (DC1, DC2, DC4).

Beaucoup d'éléments pourraient être rajoutés aux 3 points ci-dessus, tant Propizi regorge de fonctionnalités (risk management, intelligence artificielle, gestion de contenu dynamique, etc.). Il semble toutefois important de faire un focus sur les TPE & PME avant de terminer cet article:

Et les TPE & PME ?

Enfin, si nous avons pu aborder l'intérêt de ces logiciels de gestion des offres commerciales pour les directions commerciales, financières ou encore générales, qu'en est-il des start-ups, TPE ou PME qui ne disposent pas de ce type de ressources ? En quoi un logiciel de proposal management tel que Propizi est-il susceptible de les intéresser ?

  • Tout d'abord pour être en mesure de répondre aux appels d'offres ! En effet, bon nombre de TPE et PME ne répondent pas aux appels d'offres publics en raison de leur complexité. DC1, DC2, DC4, Règlement de consultation, ou encore CCAP sont autant de documents et formulaires administratifs qui repoussent les entreprises qui ne disposent pas toujours de ressources humaines ni de temps pour répondre à ces derniers. Avec Propizi, les TPE&PME sont guidées pas à pas dans le processus de réponse, et les formulaires administratifs sont automatisés.
  • Ensuite, pour structurer un cadre de réponse. Une nouvelle fois, les TPE/PME étant peu habituées à répondre à ces opportunités publiques comme privées, la construction modulaire des offres proposée par un logiciel de réponse à appel d'offres tel que Propizi permet aux TPE & PME d'être accompagnées dans la création d'une offre qui n'aura rien à envier à celles des grands groupes.
  • Enfin, pour bénéficier de la bibliothèque de contenu Propizi. Il est en effet rare que des petites entreprises disposent en interne de ressources juridiques, financières, qualité, etc. permettant de répondre avec précision à certaines demandes des clients. Chez Propizi, nous avons intégré à l'outil plusieurs centaines de modèles de clauses, de tableaux et matrices qui permettront aux TPE & PME de mobiliser des contenus experts gratuitement, en quelques clics.

Et maintenant ?

Maintenant que vous savez tout, il ne vous reste qu'à choisir le bon logiciel de pilotage et rédaction d'offres commerciales et à prendre contact avec les équipes Propizi pour une démonstration de l'outil!